Fungsi Dokumentasi

Dokumen merupakan salah satu hal yang sangat penting karena dokumen adalah sumber informasi yang diperlukan organisasi atau instansi. Tanpa dokumen kita akan kehilangan data-data yang dibutuhkan untuk kegiatan organisasi masa yang akan datang. Dalam kamus Bahasa Indonesia dokumen adalah sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan. Dalam kamus kepegawaian dokumentasi adalah semua catatan tertulis, baik cetak maupun tidak tercetak dan segala benda yang mempunyai keterangan-keterangan terpilih untuk dikumpulkan, disusun, disediakan atau untuk disebarluaskan. Sedangkan dokumentasi, menurut seminar kementrian tanggal 28 Februari s.d Maret 1957 adalah suatu aktifitas dari suatu badan yang melayani badan tadi dengan menyajikan hasil pengolahan bahan-bahan dokumentasi yang bermanfaat bagi badan yang mengadakan dokumentasi. Menurut Federation International Docummentation, dokumentasi adalah pekerjaan pengumpulan, penyusunan dan penyebarluasan dokumen dari segala macam jenislapanganaktifitas manusia.

Kegunaan dokumentasi sebagai berikut.
1. Dokumentasi memberikan informasi tentang isi dokumen kepada yang memerlukan
2. Dokumentasi menyiapkan alat bukti dan dat-data tentang suatu keterangan dokumen
3. Dokumentasi menyimpan dan menyelamatkan fisik dokumen dan isi dokumen
4. Dokumentasi melestarikan dokumen-dokumen dari kemusnahan
5. Dokumentasi menyiapkan isi dokumen sebagai bahan penelitian para ilmuwan
6. Dokumentasi mengembangkan koleksi dokumen untuk kepentingan bangsa dan negara
7. Dokumentasi dapat menjamin keutuhan dan keautentikan informasi yang termuat dalam dokumen

Peranan dokumentasi bagi suatu organisasi sebagi berikut.
1. Dokumentasi memberikan pelayanan dalam bidang dokumentasi
2. Dokumentasi menerbitkan suatu jurnal publikasi dokumentasi
3. Dokumentasi berperan dalam menyelenggarakan konferensi atau seminar ilmiah
4. Dokumentasi mengembangan sistem pengolahan dokumen
5. Dokumentasi menerbitkan dan mengembangkan catalog perkembangan ilmu pengetahuan.

Kegiatan-kegiatan dalam dokumentasi yaitu :
1. Mencari dan mengumpulkan dokumen
2. Mencatat dokumen ke dalam buku induk dokumen
3. Mengolah dokumen menjadi bahan dokumentasi
4. Memproduksi dokumen
5. Menyortir
6. Menyampaikan dan menyebarluaskan dokumen
7. Menyimpan dan memelihara dokumen

---

Share : Facebook Twitter Google+ Digg

Jika Anda menyukai Artikel di blog ini, Silahkan klik disini untuk berlangganan gratis via email, Anda akan mendapat kiriman artikel setiap ada artikel yang terbit di Our Akuntansi