INTERNAL GATHERING DAN AKTIFITAS PROTOKOLER

Internal Gathering Public Relations merupakan kegiatan PR yang ditujukan untuk publik internal perusahaan atau organisasi.Publik internal adalah keseluruhan elemen yang berpengaruh secara langsung dalam keberhasilan perusahaan, antara lain karyawan, manajer, supervisor, pemegang saham dan dewan direksi perusahaan. Melalui kegiatan internal diharapkan dapat memenuhi kebutuhan dan kepentingan publik internal dari perusahaan. Hubungan harmonis antara pihakpihak yang terkait dalam perusahaan akan menciptakan iklim kerja yang baik sehingga kegiatan operasional perusahaan akan berjalan dengan lancar. Untuk menciptakan keadaan itu, kiranya diusahakan adanya: 1. Pengumuman-pengumuman
2. Buku pegangan pegawai
3. Personal calls
4. Pertemuan-pertemuan berkala
5. Kotak suara
6. Laporan kepada pemegang saham
7. Hiburan dan darmawisata
8. Olah raga
9. Study tour dan training
10. Hadiah dan penghargaan
11. Klinik dan rumah obat
12. Tempat-tempat ibadah
13. Tempat-tempat pendidikan.

Hubungan dengan karyawan

Seorang PR harus mampu berkomunikasi dengan segala lapisan karyawan baik secara formal maupun informal untuk mengetahui kritik dan saran mereka sehingga bisa dijadikan bahan pertimbangan dalam pengambilan kebijakaan organisasi/ perusahaan.Seorang PR harus mampu menjembatani komunikasi antara pimpinan dan karyawan.
Dengan adanya kegiatan ini diharapkan dapat menimbulkan dampak yang positif yaitu karyawan merasa dihargai dan diperhatikan oleh pimpinan perusahaan yang pada akhirnya akan menumbuhkan rasa memiliki ‘sense of belonging’, motivasi, kreativitas dan keinginan mencapai prestasi kerja semaksimal mungkin.

Hubungan dengan pemegang saham

Membangun hubungan yang baik dengan pemegang saham serta mampu mengkomunikasikan apa yang terjadi dalam perusahaan juga merupakan tanggungjawab seorang PR. Sebagai penyandang dana, pemegang saham berhak mengetahui perkembangan perusahaan secara transparan. Ini akan meningkatkan kepercayaan mereka terhadap perusahaan sehingga kesalahpahaman dan kecurigaan terhadap perusahaan akan dapat dihindari.

Aktifitas Protokoler

Protokol berarti kebiasaankebiasaan dan peraturan-peraturan yang berkaitan dengan formalitas, tata urutan da etiket diplomatik. Aturan-aturan protokoler menjadi acuan institusi pemerintahan dan berlaku secara universal. Masalah protokoler ditujukan pada keberhasilan pelaksanaan suatu kegiatan dan pada hal-hal yang mengatur manusia yang terlibat dalam pelaksanaan kegiatan. Dalam Rapat Kerja Protokol (2004) disepakati keprotokolan adalah noram-norma atau aturan-aturan atau kebiasaan yang dianut atau diyakini salam kehidupan bernegara, berbangsa, pemerintah dan masyarakat. Sedangkan keprotokolan, sesuai UU no 8 tahun 1987 adalah serangkaian aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi aturan mengenai tata tempat, tata upacara dan tata penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan atau masyarakat. Persyaratan untuk menjadi protokoler adalah:
1. Mempunyai pengetahuan dan pengalaman luas terutama hubungan dengan antar manusia
2. Bermental kuat dan kepribadian tangguh
3. Terampil dan cekatan menguasai situasi
4. Mampu mengambil keputusan dengan cepat dan cermat
5. Peka terhadap masalah yang timbul
6. Memahami perasaan orang lain
7. Sederhana dan sopan serta hormat pada setiap orang
8. Pandai membawa diri dan mawas diri
9. Rendah hati tapi tidak rendah diri
10. Penampilan menarik
11. Pandai berbusana sesuai situasi
12. Berbahasa dengan tekanan dan suara yang baik
13. Memiliki pengetahuan ketatausahaan dan unsur manajemen

Menguasai islitah baru dan bahasa asing

Peran dan fungsi protokoler, keberadaan protokoler dalam sebuah organisasi adalah ikut menentukan terciptanya suasana yang mempengaruhi keberhasilan suatu acara yang dibuat oleh perusahaan/organisasi. Selain itu juga dapat menciptakan tata pergaulan yang mendekatakan satu sama lain dan dapat diterima oleh semua pihak, terciptanya suasana khidmat, megah dan agung serta terciptanya ketertiban dan rasa aman dalam menjalankan tugas.

Penyelenggaraan seminar

Tahapan penyelenggaraan seminar antara lain:
1. Tahap orientasi, yang perlu dipertimbangkan adalah latar belakang kegiatan seminar, tujuan diadakannya kegiatan, manfaat yang akan diperoleh dari suatu kegiatan dan kemungkinan-kemungkinan yang akan terjadi jika suatu kegiatan diadakan
2. Tahap persiapan, dengan pembentukan panitia melalui musyawarah atau pembentukan formatur, rapat-rapat panitia untuk mengetahui persiapan pelaksanaan kegiatan, anggaran dana dengan membuat daftar anggaran yang memuat prediksi pengeluaran/pembiayaan.
3. Tahap pelaksanaan, memastikan ruangan telah siap sesuai kapasitannya, faslitas pendukung lain, tata letak ruangan, tata letak strategis (kendaraan, prediksi asal peserta)
4. Tahap penutupan, merupakan tahap akhir kegiatan yaitu laporan pertanggungjawaban masing-masing personil/ seksi sesuai bidang tugasnya dan diakhiri dengan pembubaran panitian yang dilakukan oleh pejabat tertinggi dalam kepanitian.

---

Share : Facebook Twitter Google+ Digg

Jika Anda menyukai Artikel di blog ini, Silahkan klik disini untuk berlangganan gratis via email, Anda akan mendapat kiriman artikel setiap ada artikel yang terbit di Our Akuntansi