Manajemen Keuangan

1. Laporan Arus Kas (Cash Flow) 

Laporan arus kas adalah laporan yang berisi saldo awal kas, mutasi uang masuk dan uang keluar serta saldo akhir kas. laporan arus kas biasanya dibuat untuk periode satu tahun, namun sekaligus periodenya dipecah-pecah ke dalam periode bulanan atau triwulanan.

a. Sumber penerimaan kas (uang masuk)
Ada sedikitnya 4 jenis sumber penerimaan uang untuk Hotel:

1)  Penerimaan operasional, yang bisa lagi dikelompokkan:
a) Uang muka pemesanan kamar (advance reservation deposit) adalah pembayaran yang dilakukan oleh tamu/ travel agent pada saat melakukan pemesanan kamar.
b) Down payment atau uang muka, yaitu penerimaan dari tamu sesaat setelah check-in atau pada saat melakukan registrasi di counter depan suatu hotel.
c) Pembayaran pendahuluan (pre-payment): adalah penerimaan pembayaran yang dilakukan oleh tamu setelah/ selama tinggal di hotel dan sebelum check-out/ berangkat.
d) Penerimaan pembayaran rekening tamu (guest bill payment)
e) Penerimaan pembayaran yang dilakukan oleh tamu pada waktu menyelesaikan rekeningnya atau pada saat menjelang meninggalkan hotel, atau check-out time.
f) Penerimaan penjualan tunai ( cash sales payment)
g) Penerimaan pembayaran yang dari tamu pada saat selesai mempergunakan fasilitas hotel.
h) Penerimaan pembayaran piutang city (city ledger payment) Rekening tamu yang tidak dibayar pada waktu tamu check-out kemudian dikirimkan ke  bagian piutang untuk diproses dan ditagihkan kepada orang atau badan yang menjamin setelah tagihan ini di bayar, maka pembayaran tersebut disebut dengan city ledger payment.

2) Penerimaan non operasional, misalnya: penjualan aktiva tetap, penerimaan kredit bank dan setoran pemegang saham

b. Jenis Pengeluaran (cash outflow)
Jenis-jenis pengeluaran hotel sangat banyak ragamnya. Jenis dan pengelompokan pengeluaran ini sebaiknya mengikuti pedoman daftar akun (chart of accounts) yang biasanya telah dibuat oleh bagian akuntansi. Keseragaman dan kesamaan ini untuk memudahkan penyusunan anggaran kas dan realisasi arus kas nya. Pengelompokan pengeluaran, antara lain:

1) Pengeluaran operasional
a) Pembayaran Utang Pemasok
b) Pembelian Barang Tunai
c) Pengeluaran beban operasi, yang bisa dibagi lagi: beban operasi langsung,beban marketing dan beban administrsi.
d) Pinjaman sementara tamu hotel(paid-out)

2) Pengeluaran non operasional
a) Pinjaman/cicilan bank
b) Beban bunga pinjaman
c) Pembelian aktiva tetap

2.  Fasilitas Kredit 

Fasilitas kredit biasanya diberikan untuk corporate, travel agent dan group tertentu yang dianggap bisa dipercaya oleh pihak hotel. Dengan fasilitas kredit tersebut, berarti, suatu perusahaan bisa mengirimkan tamunya ke hotel, dan menagihkan semua biaya transaksi tersebut ke perusahaan pengirim tamu. Ini yang disebut dengan company account atau account to company. Tamu yang datang dan menginap di hotel, cukup membawa tanda bukti dari perusahaan pengirim (guarantee letter/ GL) dan tidak usah membayar lagi pada waktu check-out dari hotel.

Tamu hanya menandatangani sejumlah transaksi yang telah diposting oleh bagian front office di hotel. Selanjutnya pihak front office mengirimkan semua bill dan dokumen transaksi lain yang sudah ditandatangani tamu ke bagian accounting. Kemudian pihak accounting/account receivable mengirimkan tagihan (invoice) ke perusahaan pengirim tamu tersebut. Secara official, pembayaran bisa dilakukan dalam waktu 20 hari sampai satu bulan. Fasilitas kredit diberikan untuk perusahaan yang terbukti produktif, jelas identitasnya serta credible untuk diberi fasilitas kredit. Secara teknis dua belah pihak akan menandatangani perjanjian yang berisi harga kamar yang disepakati, masa kontrak, teknis pembayaran dan berakhirnya,atau  perpanjangan perjanjian. Fasilitas kredit diberikan oleh pihak hotel kepada klien yang sudah jelas. Kejelasan klien  umumnya berupa corporate atau travel agent. Corporate adalah perusahaan yang telah rutin mengirim tamunya ke hotel. Kredibilitasnya telah teruji dan terpercaya. Pengiriman tamunya dan pemakaian fasilitas di hotel juga terbilang rutin, maka pihak hotel menyetujui untuk memberikan fasilitas kredit. Demikian juga dengan travel agent, yang telah memberikan kontribusi cukup banyak. Travel agent yang prooduktif, dan mempunyai kredibilitas di bidang keuangan dan bisnis, bisa disetujui pihak hotel untuk mendapatkan fasilitas kredit.

 

3. Voucher Travel agent 

Hotel sering bekerjasama dengan perusahaan biro perjalanan, dimana perusahaan biro perjalanan dapat menjual voucher untuk menginap di suatu hotel tertentu. Keuntungan bagi tamu membeli voucher, antara lain lebih efisien karena seorang tamu yang tinggal di Jakarta ingin menginap di Surabaya, dia tidak perlu datang jauh jauh ke suatu hotel tanpa kepastian, atau tidak harus mengeluarkan biaya interlokal ke Surabaya.Juga harga/tarip yang diberikan oleh travel agent bisa lebih murah bila dibandingkan datang langsung ke hotel.

4. Guarantee Letter 

Guarantee letter, akan di lampirkan dalam suatu tagihan ke perusahaan pengirim sebgai bukti autentik pengiriman tamu, baik itu dilakukan oleh travel agent atau perusahaan/ corporate yang mempunyai ikatan kontrak sebelumnya dengan pihak hotel. Dari sisi accounting hotel, akan dijadikan surat bukti tagihan.  Contoh guarantee letter seperti terlihat pada gambar 11.8

5. Complimentary 

Complimentary adalah pemberian fasilitas komersil di hotel secara gratis. Ketentuan pemberian kamar atau makanan gratis ini biasanya diberikan kepada tamu hotel yang potensial atau mempunyai jasa dimasa lampau atau untuk kepentingan di masa mendatang, bagi usaha hotel yang bersangkutan. Ketentuan lainnya, biasanya diperuntukkan bagi orang orang yang berada di jajaran owning company, baik sebagai Walkin Guest (FIT) maupun sebagai tamu yang melakukan reservasi terlebih dahulu. Dalam pencatatan secara akuntansi, maka guest type atau tipe tamu yang dalam kelompok complimentary dimasukkan dalam kelompok catatan khusus. Untuk keperluan laporan dan statistik/ strategi bisnis, maka setiap ada complimentary memang tidak ada biaya yang dibebankan ke tamu atau transaksi masuk ke hotel (ada juga yang tidak termasuk makan atau minuman beralkohol), tetapi akan ditotal diakhir bulan sebagai month-to-date potential revenue. Dalam setiap laporan bulanan akan terlihat rekor kenaikan atau penurunan. Jika ada kenaikan rekor komplimentari 5 % dan bisnis dari yang terkait dengan complimentary tersebut naik dengan 35 % maka, komplimenatari akan mebawa hotel ke arah bisnis yang bagus. Strategi komplimentari, dalam hal ini berhasil. Hanya saja jika ada data sebaliknya, komplimentari naik 5 % tetapi bisnis tidak ada trend naik maka komplimentari tidak memberikan hasil langsung. Bisa jadi itu akan berdampak ke depan, sebagai potential guests yang akan mengirim tamunya dikemudian hari, hanya saja analisis yang lebih cermat masih perlu diperhatikan lagi. Dalam hal kasus diatas, jika complimentary diberikan ke relasi seperti orang berpengaruh di perusahaan yang produktif (sering mengirim tamu ke hotel), travel agent potential dan individual yang punya akses untuk menyebarkan bisnis ke orang lain lagi sehingga akan memberi dampak positif bagi hotel dalam waktu singkat maupun jangka panjang.  

---

Share : Facebook Twitter Google+ Digg

Jika Anda menyukai Artikel di blog ini, Silahkan klik disini untuk berlangganan gratis via email, Anda akan mendapat kiriman artikel setiap ada artikel yang terbit di Our Akuntansi