Dokumen Pendukung Rekening Tamu
Semua transaksi hotel dengan tamu yang dicatat ke dalam rekening tamu dan jurnal transaksi harus didasarkan atas bukti-bukti transaksi, atau lebih dikenal dengan sebutan dokumen transaksi.
1. Bukti Transaksi Debit
Bukti transaksi debit berhubungan dengan dokumen transaksi hotel dengan tamu yang berupa tagihan hotel kepada tamu atas penggunaan fasilitas hotel (kamar, laundry, kolam renang, fitness centre,dsb.) serta penjualan kepada tamu (makanan, minuman, drug store, dsb.).
2. BuktiTransaksi Kredit
Bukti transaksi kredit mencakup, antara lain: penerimaan pembayaran dari rekening tamu, penerimaan uang muka dari tamu, adanya potongan yang diberikan kepada tamu.
Pada tabel 11.19 diberikan nama dan jenis dokumen transaksi yang berhubungan dengan transaksi tamu hotel.
Beberapa contoh dokumen transaksi dapat dilihat pada Gambar 11.5 di bawah ini
1. Room rate structure, gambar 11.5a
2. Voucher Penjualan/sales voucher
Untuk mencetak fasilitas-fasilitas hotel yang dipergunakan oleh tamu kedalam rekening tamu, sudah tentu didasarkan atas voucher penjualan yang diterima di kasir kantor depan. Voucher penjualan bisa berupa bill restoran, receipt dari drugstore, bukti pembayaran ke swimming pool, pemakaian fasilitas business center, dan sebagainya.
3. Laundry service, Gambar 11.5c Laundry/Dry Cleaning Price List
4. Rebate, gambar 11.5d
Rebate adalah pemotongan atau penyesuaian biasanya dipakai kalau pihak manajemen hotel akan memberikan potongan kepada tamu. Kasus lain yang bisa timbul pemotongan adalah koreksi, semula ada perjanjian setiap tamu rombongan perusahaan tertentu dapat potongan diskon 15 % untuk laundry, misalnya. Ketika pihak receptionist mencharge tamu dengan harga penuh maka dilakukan koreksi pada saat melakukan transaksi akhir. Potongan / penyesuaian ini adalah merupakan transaksi kredit yang nantinya akan mengurangi jumlah/ transaksi debet. Hal itu umumnya berupa prosentase diskon untuk kamar atau makanan/ minuman, dan pemotongan bisa melalui rebate form maupun dikenakan diskon langsung ketika belum di posting di master folio. Potongan lain yang umumnya diberikan kepada tamu adalah:
a. Hubungan telepon secara lokal
b. Potongan harga kamar pada periode tertentu
c. Potongan untuk makanan dan minuman di outlet tertentu.
d. Potongan kalau terjadi pembebanan lebih
e. Potongan untuk service yang tidak memuaskan.
f. Koreksi over-chrage
g. Koreksi double-charge
Sekali lagi, potongan harga itu hanya dilakukan jika ada momen khusus, seperti promosi, koreksi, maintain relationship jika ada layanan yang mengecewakan tamu serta sedang dalam campaign atau kampanye untuk program khusus di hotel. Nota potongan atau penyesuaian ini biasanya disiapkan oleh petugas kasir kantor depan , dan harus disetujui atasannya atau orang yang diberikan wewenang untuk itu. Potongan untuk harga kamar biasanya dihitung dari jumlah dari harga kamar bersih (sebelum ditambah service charge dan pajak). 
5. Miscellaneous Charges, gambar 11.5e 
6. Official receipt/Kwitansi, gambar 11.5f
Officer Receipt/Kwitansi merupakan tanda terima resmi untuk tamu hotel, dari manajemen. Bentuk ini yang sering dipakai dalam berbagai transaksi, mulai dari pembayaran deposit atau uang muka oleh tamu, transaksi total keseluruhan, atau sebagian transaksi misalnya untuk periode menginap satu minggu, satu bulan, sepuluh hari dan sebagainya. 
7. Paid Out
Kadang-kadang Tamu memerlukan uang rupiah dan minta agar hotel
membayarkan terlebih dahulu untuk dibebankan ke rekening tamu.Pembayaran
seperti ini akan dicatat pada formulir paid out seperti gambar 11.5g
0 komentar:
Post a Comment