Guest Accounts dan City Accounts

1. Pengertian 

Rekening tamu (guest accounts) adalah kumpulan dari seluruh rekening tamu untuk tamu yang masih tinggal di hotel. Seringkali juga sebagai guest ledger. Setiap rekening dipergunakan untuk mencatat semua transaksi hotel dengan tamu secara kronologis yang mencakup semua  pembebanan/pendebitan (charges) dan pengkreditan. City accounts adalah kumpulan dari seluruh rekening dengan pelanggan bukan tamu hotel (non guest account). Yang dimaksud dengan pelanggan bukan tamu hotel adalah pelanggan yang tidak menginap/tidak tinggal di hotel tetapi melakukan transaksi dengan hotel, atau tamu yang sudah check out tetapi belum melakukan pembayaran dimana pembayarannya dimintakan melalui perusahaan/atau biro perjalanan yang menjamin beban tamu tersebut.  Rekening tamu harus dapat menyediakan data secara tepat dan akurat oleh karenanya semua pembebanan (penjualan kredit) yang terjadi harus dicek seteliti mungkin untuk menghindari kesalahan. Juga tidak kalah pentingnya adalah pencatatan penjualan kredit harus dilakukan sesegera mungkin. Hal tersebut untuk menghindari penumpukan yang akan mengurangi akurasi pencatatan. Alasan lain adalah untuk menghindari late charge, atau tamu sudah check-out padahal belum membayar semua yang telah dikonsumsi. Sedangkan hal terakhir yang juga sangat penting dengan mencatat penjualan kredit secepat mungkin di rekening tamu adalah untuk menghindari ketidak teraturan tanggal transaksi. Dengan akurat dan cepat maka kelihatan bahwa apa yang disiapkan di hotel itu benar benar profesional.

2. Format/bentuk Rekening Tamu  

Bentuk dan format suatu rekening tamu sangat bervariasi, tidak sama antara yang ada di hotel satu dengan yang lain. Yang jelas bentuk dasar suatu rekening tamu akan sangat tergantung pada: a. jenis penjualan yang ada di hotel (jenis dan tipe outlet) hotel b. besar kecilnya suatu hotel c. peralatan dan perlengkapan yang dimiliki oleh hotel d. informasi yang diperlukan.

3. Jenis Rekening Tamu 

Jenis rekening ditentukan oleh cara pembayaran tagihan tamu ke hotel, antara lain: (1) personal account atau tamu yang menginap, langsung membayar sendiri semua transaksinya, (2) company account yaitu seluruh pengeluaran tamu selama di hotel ditagihkan ke perusahaan/biro perjalanan yang mengirimkan tamu tersebut, dan (3) sebagian di tagihkan ke perusahaan, antara lain biaya akomodasi, makanan pagi, siang dan malam serta laundry; hal itu tergantung dari perjanjian (deal) antara tamu dengan perusahaan atau perusahaan dengan pihak hotel, dan sebagian lagi berupa pengeluaran pribadi dibayar langsung oleh tamu pada saat check-out, antara lain: biaya telepon, minuman di bar, roti dan cakes dari Bakery cakes shop, salon, rokok dan lain lain. Penerimaan tagihan dari tamu bisa langsung dilakukan dengan cara: tunai (cash), kartu kredit (credit card), dan traveller cheque. Sedangkan personal cheque atau giro bilyet pada umumnya tidak diterima di hotel.

4. Membuka Rekening Tamu

Rekening tamu biasanya dibuka oleh receptionist, dengan mengisi bagian kepala dari pada rekening tamu, berdasarkan data yang terdapat dalam kartu pendaftaran (registration card) seperti :
a. nama tamu
b. alamat 
c. nomor kamar
d. jumlah orang
e. tanggal kedatangan dan keberangkatan
f. harga kamar 
g. nomor folio 

Contoh rekening tamu dapat dilihat pada Gambar 11.4

5. Mencatat Transaksi  

Bagian-bagian utama dari rekening tamu yang ditulis secara aktif atau di sesuaikan dengan kondisi adalah sebagai berikut:
a. Bagian kepala / heading, tetapi ada juga hotel yang menuliskan itu di blangko yang sudah patent, artinya sudah di buat di percetakan.

b. Bagian untuk mencatat transaksi-transaksi yang terjadi, seperti:
• Tanggal
• Keterangan
• Debit ( pembebanan)
• Credit
• Saldo/sisa.

c. Keterangan (remarks), untuk mencatat informasikan informasi tambahan yang mungkin diperlukan

d. Transaksi debet Transaksi debet(charges) adalah tergantung dari sumber-sumber penjualan hotel atau fasilitas yang disediakan hotel kepada tamu, terutama yang memberikan income atau penjualan dari tamu ke hotel, misalnya : 
• Kamar (akomodasi)
• Meeting room/ banquet
• Restaurant
• Bar
• Room service
• Laundry dan dry cleaning
• Business center
• Telepon
• Aromatherapy
• Internet
• dan sebagainya.

e. Transaksi kredit (credit) Mencatat transaksi kredit berarti bahwa mencatat semua transaksi yang mengakibatkan berkurangnya transaksi atau mengurangi tagihan ke tamu, yaitu meliputi hal hal sebagai berikut :
• Pembayaran dari tamu
• Pindahan kebagian piutang
• Pindahan ke uang muka pemesanan kamar
• Pindahan kredit/ transfer kredit
• Potongan-potongan atau penyesuaian.

f. Balance, yaitu saldo kumultif yang diperoleh dengan rumus:
saldo sebelumnya + transaksi debit – transaksi kredit.
Pada saat tamu bayar, atau dipindahkan ke city ledger maka saldo ini menjadi nol

6. Penyimpanan Rekening Tamu 

Rekening-rekening tamu dan voucher penjualan biasanya di simpan di dalam kotak penyimpanan, dipisahkan sedemikian rupa, dan berurutan sesuai dengan nomor kamar. Sehingga akan mudah untuk mencari dan menemukan kembali. Cara penyimpanan itu umumnya masuk kedalam bill docket. Untuk hotel dengan penggunaan sistem kunci manual, akan ada rak kunci yang diatasnya terdapat rak untuk menyimpan bill, tetapi keduanya masih berada dalam satu nomor kamar yang sama. Maka semua rekening tamu tersebut disimpan di rak tersebut dari hari ke hari sampai tamu check-out. Namun untuk pencatatan yang telah menggunakan system computer maka rekening tamu masih tersimpan dalam file computer dan baru dicetak pada saat tamu melakukan check out.   

7. Pembayaran Rekening Tamu 

Saat tamu akan melakukan check out, tamu akan memberitahukannya ke petugas front office. Langkah-langkah yang harus dilakukan oleh petugas front office yang bertugas membina rekening tamu tersebut adalah sebagai berikut :
a. Mencatat dan mengakumulasikan semua nota penjualan yang telah diterima
b. Memperhatikan jumlah yang harus dibayar oleh tamu
c. Memberitahukan kepada tamu tentang angka atau jumlah yang harus dibayar
d. Menerima pembayaran baik secara tunai atau kartu kredit.
e. Menyiapkan rekening master(master folio) untuk tamu serta kwitansi jika dikehendaki tamu
f. Mencatat pembayaran tamu tersebut dalam rekening tamu
g. Memberikan folio/ rekening tamu, dokumen pendukung dan kwitansi yang asli kepada tamu hotel. h. Mengucapkan terimakasih kepada tamu.

7. Pemindahan rekening tamu ke bagian piutang (city accounts/city ledger) 

Rekening Tamu yang tidak dibayar tunai pada saat tamu meninggalkan hotel (check-out) akan dipindahkan kebagian piutang atau city ledger. Dalam proses pemindahan ini rekening tamu tersebut hendaknya disertai dengan beberapa dokumen pendukung seperti :
a. Surat jaminan/ voucher dari biro perjalanan
b. Nota-nota penjualan dari outlet tertentu.

Rekening tamu yang asli beserta tindasannya, demikian juga nota dari travel agent, dan nota-nota penjualan lainnya, semuanya harus dikirim ke bagian Accounting.

---

Share : Facebook Twitter Google+ Digg

Jika Anda menyukai Artikel di blog ini, Silahkan klik disini untuk berlangganan gratis via email, Anda akan mendapat kiriman artikel setiap ada artikel yang terbit di Our Akuntansi