Cara Menggunakan Fitur Control Qty Measurement

1. Aktifkan fitur ini dengan mencentang check box Control Qty Measurement.

2. Saat menginput formulir transaksi, di detail Item akan muncul kolom Control Qty. Isi kolom Control Qty tersebut dengan kuantitas yang dikeluarkan atau diterima oleh bagian Gudang atas kuantitas akunting yang telah Anda isi pada kolom Quantity di formulir tersebut.

3. Currency Default Account     :   Pengaturan Akun Default Mata Uang.

 
Pengaturan akun default mata uang dapat Anda lakukan berdasarkan petunjuk di bawah ini:

• Account Payable : default akun hutang yang berfungsi mencatat hutang pada formulir Purchase Invoice, Purchase Return, Purchase Payment, dan Period End.  
• Account Receivable : default akun piutang yang berfungsi mencatat piutang pada formulir Sales Invoice, Sales Return, Sales Receipt dan Period End  
• Advance Purchase  :  default akun uang muka pembelian yang berfungsi untuk mencatat aktifitas pembayaran uang muka kepada Vendor (Pemasok). Akun yang dapat Anda pilih pada kolom ini adalah akun uang muka pembelian dengan tipe piutang (account receivable).   
• Advance Sales   : default akun uang muka penjualan yang berfungsi untuk mencatat aktifitas penerimaan uang muka penjualan dari Customer (Pelanggan). Akun yang dapat Anda pilih pada kolom ini adalah akun uang muka penjualan dengan tipe hutang (account payable).
• Sales Discount : default akun potongan penjualan yang berfungsi untuk mencatat diskon faktur penjualan yang Anda berikan kepada Customer (Pelanggan) Anda. Akun yang dapat Anda pilih pada kolom ini adalah akun dengan tipe revenue.  
• Realized Gain or Loss : mencatat selisih kurs pada saat membayar hutang atau menerima pelunasan piutang dalam mata uang asing, dimana terdapat perbedaan kurs saat pembayaran dengan saat terjadinya hutang/piutang tersebut.  
• Unrealized Gain or Loss : mencatat selisih kurs awal (transaksi) dengan kurs pada akhir periode (Period End). 

Akun yang muncul di pilihan Account Payable & Account Receivable di setiap Default Currency adalah Account yang menggunakan Currency yang sama dengan Currency Default Account di atasnya. Default Account pilihan Account Payable & Account Receivable harus berbeda untuk setiap currency, tetapi untuk pilihan Sales Discount, Realized Gain or Loss dan Unrealized Gain or Loss dijadikan satu account atau dapat juga dipisahkan supaya mengetahui lebih detail perubahan setiap account per currency.

4. Item Default Account : Preferensi untuk akun default barang
 
Preferensi ini berfungsi untuk membuatkan GL Account standart setiap membuat New Item ( Item Baru ). Jika item baru yang Anda buat memiliki GL Account yang berbeda dengan default Account yang Anda sudah isi di preferensi ini, maka Anda dapat menyesuaikan langsung GL Account item baru tersebut pada tab GL Account yang terdapat pada form isian item baru.


Pengaturan preferensi akun default barang (item default account) dapat Anda lakukan berdasarkan petunjuk di bawah ini:

• Inventory Account  : untuk tipe Inventory Parts, akan membuatkan jurnal untuk account ini saat membeli, menjual dan mengirim barang. Yang muncul di pilihan account ini adalah account dengan tipe inventory saja.  
• Sales Account  : untuk semua tipe item yang menampung jumlah penjualan atas item tersebut (hanya untuk form Sales Invoice saja).  
• Sales Return Account : untuk semua tipe item kecuali tipe Service yang menampung jumlah retur penjualan item tersebut (di form Sales Return).  
• Good In Transit : Default Account yang berfungsi untuk mencatat transaksi pengiriman barang kepada Customer yang dicatat pada form Surat Jalan (Vendor). Isi kolom ini dengan akun tipe Inventory.
• Item Discount Account : untuk menampung discount item di setiap transaksi Sales Invoice & Sales Return.  
• COGS Account : hanya untuk tipe Inventory Part, untuk menampung account Harga Pokok Penjualan atas item tersebut saat terjadi Delivery Order/Sales Invoice/Credit Memo.  
• Purchase Return Acc. : hanya untuk tipe Inventory Part, yaitu saat terjadi retur pembelian.  
• Expense Account : hanya untuk tipe Non Inventory Part, yaitu saat terjadi Pembelian (Purchase Invoice) dan Received Item.  
• Unbilled Goods Acc. : hanya untuk item tipe Inventory Part, yaitu saat terjadi Receive Item dan belum dijadikan sebagai tagihan (Bill Receive). Default type account ini adalah Other Current Liability.

5. Template Setting 
Preferensi untuk menentukan default jumlah detail template Faktur Pajak Standart. Template Setting ini menentukan banyaknya lembar yang akan dicetak untuk Faktur Pajak Standart, apakah akan dicetak hanya satu lembar atau tiga lembar berturut-turut dengan diberikan nomor halaman pada bagian atas kanan.

6. Reminder
Preferensi untuk menentukan berapa hari ACCURATE mengingatkan Anda terhadap hutang/piutang Anda sebelum jatuh tempo dan barang yang sudah sama atau di bawah stock minimum reorder.

Show Reminder [Tampilkan Pengingat]: 

• Every Time ACCURATE start up : jika diaktifkan akan selalu muncul pertama kali saat membuka sebuah database ACCURATE.

What to Show [Apa yang tampil]:

• Item Reorder : menampilkan barang yang sudah sama atau over qty limited dan minus.  
• Receivable Due : menampilkan piutang sekian hari sebelum jatuh tempo.  
• Payable Due : menampilkan hutang sekian hari sebelum jatuh tempo.  
• Payable Discount Due : menampilkan diskon pembelian yang mungkin di dapat sekian hari dari tanggal terakhir masa potongan.  
• Receivable Discount Due : menampilkan diskon penjualan yang mungkin diberikan sekian hari dari tanggal terakhir masa potongan.  
• Receivable Receipt : menampilkan nomor penerimaan pelanggan (Sales Receipt) sekian hari sebelum tanggal jatuh tempo cek.  
• Payable Payment : menampilkan nomor Pembayaran Pembelian (vendor) sekian hari sebelum tanggal jatuh tempo cek.   
• Recurring : menampilkan formulir – formulir recurring sekian hari sebelum tanggal jatuh tempo recurring.

7. Preference - Sales 
Pengaturan Preferensi yang berhubungan dengan aktifitas penjualan.


Pengaturan preferensi aktifitas penjualan dapat Anda lakukan berdasarkan petunjuk berikut ini:

Sales Invoice 

a. Show warning when sales price is under COGS : Menampilkan peringatan (warning) ketika Anda mencatat penjualan barang pada formulir Sales Invoice dengan nilai jual barang di bawah harga pokok penjualan.

Sales Return 

Show:
• All Sales Invoice : Dapat melakukan aktifitas Sales Return atas semua Sales Invoice baik yang sudah lunas maupun tidak lunas.
• Outstanding Invoice : Hanya dapat melakukan aktifitas Sales Return atas Sales Invoice yang belum lunas saja.

b. Can enter any item in Sales Return : Dapat memilih item apa saja pada formulir Sales Return, kecuali item dengan status suspended.

c. Show Confirmation when create Sales Invoice : Menampilkan pesan konfirmasi ketika ACCURATE membuat Faktur Penjualan (Sales Invoice) pada saat Anda melakukan aktifitas Sales Return atas barang yang tidak ada Sales Invoicenya (Sales Invoicenya atas barang retur tidak tercatat di ACCURATE).

Sales Receipt 

d. Show warning when over pay : Menampilkan pesan konfirmasi ketika Anda mencatat penerimaan pelanggan dengan jumlah berlebih (Overpay).



8. Preference – Purchase
Preference Purchase adalah preferensi yang berhubungan dengan pengaturan aktifitas pembelian.

 
Pengaturan preferensi Purchase (Pembelian) dapat Anda lakukan berdasarkan petunjuk berikut ini:

Purchase Return Show 

• All Purchase Invoice : Dapat melakukan aktifitas Purchase Return atas semua Purchase Invoice baik yang sudah lunas maupun yang belum lunas. 

• Outstanding Invoice : Hanya dapat melakukan aktifitas Purchase Return atas Purchase Invoice yang belum lunas saja.

• Can enter any item in Purchase Return : Dapat memilih item apa saja pada formulir Purchase Return, kecuali item dengan status suspended.  
• Show Confirmation when create Purchase Invoice : Menampilkan pesan konfirmasi ketika ACCURATE membuat Purchase Invoice pada saat Anda melakukan aktifitas Purchase Return atas barang yang tidak ada Purchase Invoicenya (Purchase Invoice dari barang yang Anda retur tidak tercatat di ACCURATE).

 

• Show Cost Information : Menampilkan pesan konfirmasi pada saat Anda melakukan retur barang, dimana nilai retur yang Anda catat pada formulir Purchase Invoice berbeda dengan nilai cost barang tersebut, dimana perbedaan antara nilai retur dengan nilai cost barang tersebut akan secara otomatis dialokasikan ke akun Harga Pokok Penjualan.

Preference - Receive Item – Default Receive Cost 

Fitur ini berhubungan dengan pengaturan pengakuan cost barang yang tercatat pada formulir Receive Item/Penerimaan Barang. Penerimaan barang dari vendor tanpa disertai tagihan vendor biasanya akan dicatat dengan menggunakan formulir Penerimaan Barang (Receive Item). Jika formulir Penerimaan Barang (Receive Item) dibuat berdasarkan Purchase Order maka nilai barang yang diterima akan dicatat sesuai dengan nilai barang yang tercatat pada formulir Purchase Order tersebut dan jika formulir Penerimaan Barang (Receive Item) dibuat tanpa didahului Purchase Order maka nilai barang yang diterima akan dicatat dengan nilai 0.  Permasalahan muncul pada saat tagihan vendor atas penerimaan barang tersebut diterima, dimana pada tagihan tersebut tercantum nilai beli dari barang yang Anda terima dan ada kalanya nilai tagihan barang tersebut tidak sama dengan nilai order barang sehingga menimbulkan adanya perubahan cost masuk barang.  Jika pencatatan penerimaan barang dan penerimaan tagihan atas pembelian barang tersebut dilakukan pada periode yang sama tentu perubahan cost ini tidak akan menjadi masalah, tetapi jika periode penerimaan barang dan periode penerimaan tagihan tidak sama maka akan timbul permasalahan yaitu pencatatan tagihan di periode saat ini akan mempengaruhi nilai persediaan yang telah dicatat di periode sebelumnya. Untuk mengatasi permasalahan ini ACCURATE menyediakan fitur Default Receive Cost yang terdiri dari 3 Update Type yaitu:   

• Reupdate by bill : nilai cost barang yang diterima pada formulir Penerimaan Barang (Receive Item) yang dicatat pada periode yang lalu akan secara otomatis update (diperbaharui) sesuai dengan nilai barang pada tagihan (Purchase Invoice) pada saat Purchase Invoice atas penerimaan barang tersebut dicatat.  

 

• Do not reupdate by bill : nilai cost barang yang diterima pada formulir Penerimaan Barang (Receive Item) yang dicatat pada periode yang lalu tidak akan diupdate sesuai dengan nilai barang pada tagihan (Purchase Invoice) pada saat Purchase Invoice atas penerimaan barang tersebut dicatat. Jadi nilai barang tidak akan berubah, dimana selisih antara nilai barang yang diterima dengan nilai barang pada tagihan akan dicatat pada “Default Difference Unbilled Account”. Akun yang disarankan sebagai default difference Unbilled Account adalah akun dengan tipe Cost Of Good Sold. Default Difference Unbilled Account adalah akun default yang berfungsi untuk mencatat selisih nilai cost barang yang diterima (Receive Item) dengan nilai cost barang pada tagihan (Purchase Invoice).

• Set to reupdate by bill if first bill date is on period as receivable date : Jika formulir Receive Item dan Purchase Invoice dicatat pada periode yang sama, maka ACCURATE akan secara otomatis mengupdate/memperbarui nilai persediaan yang dicatat pada form receive item sesuai dengan nilai persediaan yang tercatat pada form Purchase Invoice, dimana jika Anda mengedit tanggal Purchase Invoice menjadi tanggal di periode yang berbeda dengan periode receive item maka nilai persediaan yang telah diupdate tidak akan berubah lagi tetapi akan tetap mengikuti nilai Purchase Invoice tersebut. Sebaliknya jika pencatatan Receive Item dan Purchase Invoice dilakukan pada periode yang berbeda, maka ACCURATE tidak akan mengupdate/memperbarui nilai persediaan yang tercatat pada formulir Receive Item dimana selisih antara nilai persediaan pada saat receive dan pada saat bill akan dicatat pada akun default difference Unbilled Account. Jika terdapat pengeditan periode transaksi baik pada form Receive Item atau pada form Purchase Invoice, maka nilai persediaan tidak akan berubah. 

---

Share : Facebook Twitter Google+ Digg

Jika Anda menyukai Artikel di blog ini, Silahkan klik disini untuk berlangganan gratis via email, Anda akan mendapat kiriman artikel setiap ada artikel yang terbit di Our Akuntansi