Identifikasi Kebutuhan Barang/Jasa
Identifikasi kebutuhan barang/jasa merupakan tahapan awal yang dilakukan pada tahun anggaran berjalan untuk kegiatan di tahun anggaran berikutnya. Proses identifikasi kebutuhan barang/jasa dilakukan berdasarkan rencana kegiatan yang ada dalam Renja-K/L atau Renja-SKPD. Identifikasi kebutuhan adalah kegiatan mencari, mengumpulkan, meneliti, serta mencatat data dan informasi akan kebutuhan barang/jasa yang bertujuan untuk mendukung pencapaian indikator kinerja yang terdapat pada Renja- K/L atau Renja-SKPD. Hasil identifikasi kebutuhan antara lain mencakup nama barang/jasa, kriteria barang/jasa, kriteria pelaku usaha, uraian pekerjaan, dan lokasi pekerjaan.
Pada dasarnya, identifikasi kebutuhan itu merupakan bagian dari aktivitas manajemen yang terdiri dari perencanaan (planning), mengorganisasikan (organizing), pelekasanaan (executing), monitoring dan evaluasi (monev), dan kembali lagi ke perencanaan berdasar evaluasi yang sudah dilakukan sebelumnya. Demikian juga dalam kegiatan perencanaan pengadaan barang/jasa salah satunya berdasar dari reviu kebutuhan yang sudah dilakukan sebelumnya. Setelah diidentifikasi, maka dilakukan pengorganisasian dalam hal ini berbentuk penetapan barang/jasa, selanjutnya diimplementasikan dalam bentuk pemilihan penyedia dan pelaksanaan kontrak. Akhirnya dilakukan evaluasi/reviu dari proses tersebut sebelum melakukan identifikasi kebutuhan kembali.
Dalam melakukan perencanaan pengadaan selain berdasarkan hasil dari reviu sebelumnya, juga mempertimbangkan ketersediaan anggaran yang dialokasikan. Hal ini sejalan dengan filosofi inisiasi proyek yang merupakan tahap awal suatu proyek dimulai, sehingga dapat memberikan gambaran global suatu proyek yang akan dikerjakan. Demikian juga dalam proses perencanaan pengadaan tersebut, kita diharapkan sudah punya gambaran global akan proses pengadaan barang/jasa hingga diserahterimakan barang/jasa tersebut. Identifikasi kebutuhan barang/jasa dilakukan dengan memperhatikan:
a. Prinsip efisien dan efektif dalam Pengadaan Barang/Jasa
Efisien yang dimaksud adalah Pengadaan Barang/Jasa harus diusahakan dengan menggunakan dana dan daya yang minimum untuk mencapai kualitas dan sasaran dalam waktu yang ditetapkan atau menggunakan dana yang telah ditetapkan untuk mencapai hasil dan sasaran dengan kualitas yang maksimum sebagaimana yang direncanakan. Efektif yang dimaksud adalah pengadaan barang/jasa harus sesuai dengan kebutuhan dan sasaran yang telah ditetapkan serta memberikan manfaat yang sebesar-besarnya.
b. Aspek pengadaan berkelanjutan
Pengadaan berkelanjutan merupakan Pengadaan Barang/Jasa yang bertujuan untuk mencapai nilai manfaat yang menguntungkan secara ekonomis tidak hanya untuk K/L/PD sebagai penggunanya tetapi juga untuk masyarakat, serta signifikan mengurangi dampak negatif terhadap lingkungan dalam keseluruhan siklus penggunaannya. Pengadaan berkelanjutan memperhatikan 3 (tiga) aspek yaitu ekonomi, sosial, dan lingkungan. Berikut ini penjelasan mengenai ketiga aspek tersebut:
1) Aspek ekonomi meliputi biaya produksi barang/jasa sepanjang usia barang/jasa tersebut.
2) Aspek sosial meliputi pemberdayaan usaha kecil, jaminan kondisi kerja yang adil, pemberdayaan komunitas/usaha lokal, kesetaraan, dan keberagaman.
3) Aspek lingkungan hidup meliputi pengurangan dampak negatif terhadap kesehatan, kualitas udara, kualitas tanah, kualitas air, dan menggunakan sumber daya alam sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Contoh pengadaan berkelanjutan:
• Pengadaan penerangan jalan umum dengan pemilihan spesifikasi teknis menggunakan teknologi light-emitting diode (LED) tenaga surya yang bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dalam penggunaan energi.
• Pengadaan kertas yang telah memenuhi standar kriteria Ekolabel dengan tujuan penggunaan produk ramah lingkungan dalam rangka mendorong perbaikan lingkungan.
c. Penilaian prioritas kebutuhan
Penilaian prioritas kebutuhan terkait dengan penentuan barang/jasa yang karena sifat kebutuhannya perlu didahulukan proses pengadaannya, sehingga barang/jasa yang dibutuhkan tersedia tepat waktu. Aspek yang perlu diperhatikan dalam menentukan penilaian prioritas kebutuhan antara lain:
1) Tujuan, dampak, dan risiko organisasi.
2) Tingkat urgensi kebutuhan mana yang harus dipilih dan yang harus didahulukan.
3) Ketersediaan anggaran untuk memperoleh barang/jasa yang dibutuhkan.
4) Pemanfaatan dalam jangka pendek, jangka menengah, dan jangka panjang.
5) Kemampuan untuk menggunakan dan mengelola barang yang dibutuhkan.
d. Barang/jasa pada katalog elektronik
Memanfaatkan produk yang tayang dalam katalog elektronik dalam melakukan Perencanaan Pengadaan sebagai bahan masukan untuk menyusun kebutuhan dalam hal ada atau tidaknya ketersediaan barang/jasa dan pelaku usaha yang mampu.
e. Konsolidasi Pengadaan Barang/Jasa
Konsolidasi pengadaan barang/jasa adalah strategi Pengadaan Barang/Jasa yang menggabungkan beberapa paket Pengadaan Barang/Jasa sejenis pada tahap Perencanaan Pengadaan. Konsolidasi pengadaan pada tahap identifikasi kebutuhan dilakukan dengan menganalisis kebutuhan Pengadaan Barang/Jasa terhadap potensi untuk dilaksanakan secara konsolidasi berdasarkan komoditas serta kesatuan sistem barang/jasa.
f. Barang/jasa yang telah tersedia/dimiliki/dikuasai
Menggunakan database Barang Milik Negara/Daerah (BMN/BMD) dan/atau daftar riwayat kebutuhan Barang/Jasa sebagai sumber data dan informasi yang diperlukan.
Identifikasi kebutuhan barang/jasa yang diperlukan Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah bertujuan untuk menunjang tugas dan fungsi organisasi, maka jumlah kebutuhan barang/jasa dapat ditetapkan dengan mempertimbangkan:
a. Besaran organisasi/jumlah pegawai dalam satu organisasi;
b. Beban tugas serta tanggung jawabnya; dan/atau
c. barang/jasa yang telah tersedia/dimiliki/dikuasai.
Identifikasi kebutuhan barang/jasa dilaksanakan PPK dibantu oleh pengelola pengadaan bersama-sama dengan pengguna Barang/Jasa. Pengguna Barang/Jasa adalah pihak yang sangat mengetahui keperluan dan memahami spesifikasi barang/jasa yang dibutuhkan, dan pada dasarnya pembuatan lingkup suplai barang/jasa adalah wewenang pengguna. Akan tetapi, Pengelola Pengadaan juga berperan penting dalam identifikasi kebutuhan barang/jasa, yaitu dalam hal memberi masukan mengenai histori kebutuhan dari periode sebelumnya.
Hasil identifikasi kebutuhan antara lain mencakup nama barang/jasa, kriteria barang/jasa, kriteria pelaku usaha, uraian pekerjaan, dan lokasi pekerjaan. Namun apabila diperlukan identifikasi kebutuhan yang lebih detail, maka PPK perlu menyusun formulir identifikasi kebutuhan untuk selanjutnya disetujui dan ditandatangani oleh PA/KPA sebagai Dokumen Penetapan Barang/Jasa. Berikut contoh pengisian format identifikasi kebutuhan untuk setiap jenis pengadaan. Harap diperhatikan bahwa format ini dapat dikembangkan kembali sesuai dengan kebutuhan pada masing- masing organisasi.
0 komentar:
Post a Comment