Bagian-Bagian Surat
Setiap surat terdiri dari bagian-bagian dan setiap bagian itu mempunyai kegunaan tertentu. Penempatan bagian-bagian surat ini bergantung dari bentuk surat yang dipakai. Garis besar bagian surat akan dibahas dalam uraian selanjutnya di bawah ini.
a. Kepala (Kop) Surat
Kepala surat menunjukkan ciri khas badan usaha, perusahaan atau kantor dan berfungsi sebagai reklame. Selain berfungsi sebagai reklame berfungsi juga supaya mudah mengetahui nama dan alamat kantor/organisasi atau keterangan lainnya mengenai badan, organisasi atau instansi yang mengirim surat tersebut. Biasanya kepala surat disusun dan dicetak dalam bentuk yang menarik yang terdiri dari:
- Nama organisasi atau lembaga
- Alamat kantor pusat dan kantor cabang (bila ada)
- Jenis usaha (beberapa badan usaha sering mencantumkan jenis usahanya di kop surat sebagai pemberitahuan sekaligus)
- Nomor telepon (bila ada)
- Nomor faksimil (bila ada)
- Nomor kotak pos (bila ada)
- Nomor kawat (bila ada)
- Alamat kawat (bila ada)
- Lambang/logo (bila ada)
Perhatian:
a) Kertas surat berkepala surat hanya dipakai untuk kepentingan organisasi, untuk kepentingan pribadi menggunakan kertas biasa yang tidak berkepala (berkop). Contoh kepala surat sebuah perusahaan/instansi swasta.
b) Di beberapa badan usaha kadang mencanturnkan alamat, nomor telepon dan faksimile pada bagian bawah kertas surat.
b. Nomor Surat
Setiap surat resmi terutama surat resmi yang akan dikirim keluar lingkungan kantor, hendaknya diberi nomor yang disebut nomor verbal. Kegunaan nomor surat adalah:
(1) Untuk memudahkan pengaturan surat, terutama dalam penyimpanan dan penemuan kembali surat (sebagai arsip).
(2) Untuk mengetahui jumlah surat yang dikeluarkan dalam periode tertentu.
(3) Untuk memudahkan penunjukan pada waktu mengadakan hubungan surat-menyurat.
(4) Untuk memudahkan mencari surat itu kembali bila sewaktu-waktu diperlukan.
Dari rangkaian nomor surat, dapat diketahui jenis dan klasifikasi surat tanpa perlu membaca isinya karena setiap nomor surat dicantumkan pula kode tertentu, misalnya PH (penawaran harga), SK (surat keputusan), dan lain-lain.
c. Tanggal Surat
Cara pembuatan tanggal surat tidak perlu didahului dengan nama kota/tempat karena telah tercantum pada kepala surat. Kecuali, bila menulis surat pada kertas polos yang tidak ada kepala suratnya, harus dicantumkan nama kota di mana surat itu dibuat. Penulisan tanggal harus lengkap, tidak boleh disingkat, misalnya 2 Maret 1994 atau Jakarta, 2 Maret 1994. Di belakang tahun tidak perlu diberi tanda titik (.). Contoh penulisan tanggal yang benar dan yang tidak benar.
d. Lampiran
Lampiran adalah sesuatu yang melengkapi sebuah surat. Kelengkapan itu umumnya berupa kuitansi, brosur atau foto kopi
1) Kata lampiran untuk surat-surat niaga biasanya terletak di sebelah kiri bawah dengan mencantumkan semua jenis yang dilampirkan.
2) Untuk surat resmi atau surat dinas (pernerintah) di sebelah kiri atas di bawah kata "Nomor", biasanya tidak menyebutkan jenis satu persatu. Misalnya, cukup menuliskan kata Lampiran: 5 berkas atau 2 berkas.
e. Perihal
Perihal berfungsi untuk memberikan petunjuk kepada pembaca tentang masalah pokok surat. Pada surat resmi atau dinas pemerintah, penulisan kata "perihal" dicantumkan di bawah kata "lampiran".
Misalnya:
Nomor : 18/KX-D/94
Lampiran : 1 berkas
Perihal : Pengangkatan pegawai negeri
Untuk surat-surat niaga, ada tiga cara menuliskan kata "perihal", yaitu:
(1) sebelum menulis alamat,
(2) setelah menulis alamat,
(3) setelah menulis salam pembuka,
f. Alamat Surat
Alamat surat ada dua macam. Pertama, alamat luar, yaitu alamat yang ditulis pada sampul surat. Kedua, alamat dalam, yaitu alamat yang ditulis pada kertas surat. Dalam penulisan alamat, banyak terjadi kelemahan-kelemahan yang tidak disadari oleh si penulis. Untuk itu perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut.
1) Dalam menuliskan alamat tujuan, kata "kepada" dan sejenisnya tidak wajib ditulis, asalkan alamat tujuan ditempatkan pada posisi
2) Ungkapan "yang terhormat" (Yth.) tidak selalu dipakai.
g. Salam Pembuka
Salam pembuka digunakan agar surat tidak terasa kaku. Salam pembuka sifatnya tidak wajib, surat berita tanpa salam pembuka sama sekali tidak salah tetapi dalam surat pribadi kita sering memakai salam pembuka dan surat dinas pemerintah jarang memakai salam pembuka. Sebetulnya tidak ada ketentuan untuk raemakai atau tidak salam pembuka. Contoh salam pembuka pada surat resmi:
Dengan hormat
Bapak ... yang terhormat
Ibu ... yang terhormat
Saudara ... yang saya/kami hormati
Salam sejahtera
Assalamualaikum Wr.Wb. Salam Pramuka
h. Isi Surat
Isi surat terdiri atas:
1) Kalimat pembuka
Alinea pembuka merupakan pengantar bagi isi surat yang sesungguhnya.
Contoh:
Kami beritahukan bahwa ....
Bersama ini kami lampirkan ....
Kami mohon bantuan Tuan untuk ....
Dengan ini kami mengundang .... .
Sesuai dengan pembicaraan kita melalui telepon tanggal ...
Dengan sangat menyesal kami beritahukan bahwa .....
Perkenankanlah kami melaporkan . . .
Menyambung surat kami tanggal .... No.....
Contoh alinea pembuka pada surat jawaban atau balasan: Sehubungan dengan surat Saudara tanggal . . . No. . Berkenaan dengan surat Saudara tanggal.. No...
Menunjuk surat Saudara tanggal .. . No. ...
2) Isi surat yang sesungguhnya
Sesuatu yang diinformasikan, yang disampaikan penulis kepada penerima surat untuk menghilangkan salah tafsir dan efisien. Isi surat hendaknya singkat dan jelas.
3) Kalimat penutup.
Alinea penutup. Merupakan kesimpulan dan fungsi atau penegas isi surat.
Contoh:
a) Atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih.
b) Kami harap kerja sama kita membuahkan hasil baik dan berkembang terus.
i. Salam Penutup
Salam penutup gunanya untuk menunjukan rasa hormat dan keakraban pengirim kepada penerima, misalnya:
a. Hormat kami
b. Salam kami
c. Wasalam
Pada surat-surat resmi/dinas pemerintah biasanya tidak dicanturnkan salam penutup, melainkan cukup disebutkan nama jabatan atau kantor, kemudian mencantumkan nama terang di bawah tanda tangan dapat pula ditambah dengan NIP setelah nama terang.
j. Tembusan
Tembusan dibuat apabila surat tersebut perlu diketahui/ disampaikan kepada, orang atau unit yang ada hubungannya dengan surat tersebut, maka dikirimkanlah kopinya. Dengan menulis "tembusan" sesudah nama jabatan/NIP di sebelah kiri atau dapat pula ditulis dengan "tindasan" atau "distribusi kepada". Teknik penulisan tembusan ada 2 macam:
(1) Tembusan yang obyeknya hanya satu, ditulis sebaris dengan "tembusan".
(2) Tembusan yang obyeknya lebih dari satu, dituliskan berderet ke bawah dan diberi nomor urut.
0 komentar:
Post a Comment