Tempat dan Peralatan Kerja Kasir Front Office
Tempat bekerja
seorang Kasir Kantor Depan adalah sebagai berikut:
a. Untuk hotel-hotel
kecil, receptionist biasanya juga merangkap sebagai kasir kantor depan,
oleh karena itu, meja/ counter dari receptionist adalah juga meja/
counter dari kasir kantor depan.
b. Untuk hotel-hotel menengah dan
besar, meja/ counter kasir kantor depan terpisah dengan receptionist.
c.
Di jaman sekarang ada istilah front office agent atau front desk agent
yang mempunyai fungsi ganda, karena adanya trend penguasaan multi
skilling, yaitu bisa sebagai receptionist,information,
cashier dan sekaligus menangani transaksi money changer. Jadi tempatnya
kembali lagi seperti format front office di hotel kecil yaitu jadi satu
di counter front desk. Bedanya adalah yang terakhir lebih canggih dan
kemampuan staff yang lebih lengkap.
Adapun perlengkapan yang dipakai
untuk bekerja bagi seorang yang menjalankan fungsinya sebagai kasir di
kantor depan adalah:
a. Mesin hitung/ calculator gunanya adalah untuk
menghitung, mengkalkulasi semua biaya transaksi, walaupun sudah ada
mesin lain yang lebih canggih yang bisa secara otomatis menjumlahkan
semuanya (all sum) tetapi ada banyak hal yang perlu dihitung ulang
secara semi manual.
b. Cash register, alat ini hanya dipakai di hotel
tertentu, terutama yang belum menggunakan sistem komputerisasi, atau
sistem yang dipakai baru dalam tahap semi manual. cash register akan
memasukkan data transaksi tamu dari semua outlet tetapi tidak interface
atau terhubung dengan bagian penjualan yang lain seperti di restoran,
laundry, telepon dan lain lain. Semua data harus dimasukkan secara
manual. Hanya saja alat ini selangkah lebih maju dari pada manual murni,
yakni bisa menghitung secara otomatis sampai menemukan total balance
pembayaran. Mencetak di suatu kertas folio untuk tanda terima tamu.
c.
Safe deposit boxes/ tempat penitipan barang adalah untuk setiap benda
benda penting baik yang dijaminkan tamu maupun khusus untuk menyimpan
bill tamu yang terpending karena harus ditagihkan ke kantor yang
mengirim tamu tersebut. Ada juga hotel yang menggunakan sistem safe
deposit ini untuk menyimpan semua jaminan tamu seperti passpor, KTP,
hasil imprint sementara kartu kredit tamu dan sebagainya, untuk
diberikan kembali ke tamu pada saat tamu check-out dan telah melunasi
semua nilai transaksinya sekaligus juga menyimpan folio tamu per kamar.
Sistem terakhir ini biasanya untuk hotel yang memakai cara semi manual
dalam mengeksekusi transaksi.
d. Time Stamp/ mesin
pencatat waktu berguna untuk menandai transaksi akhir pada saat
check-out, biasanya di gabungkan dangan cap telah lunas terbayar oleh
tamu. Dengan tanggal yang dibubuhkan di folio tamu maka akan tertera
saat yang tepat ketika tamu melakukan transaksi, dan time stamp ini di
beberapa hotel juga dimodifikasi dengan jam. Kegunaan yang nyata adalah
apabila di kemudian hari ada klaim dari berbagai pihak maka tanggal dan
waktu yang tertera disitu akan menguatkan suatu fakta. Selain itu juga
sebagai laporan internal untuk masuk di jurnal yang di himpun oleh
bagian income auditor di accounting department.
e. Komputer dengan
sistem yang sudah link atau tersambung dengan semua outlet yang ada di
hotel (point of sales) merupakan sarana tercanggih sampai saat ini.
Sedangkan versi system dan typenya itu berbeda beda, tidak sama antara
yang dipakai di hotel yang satu dengan lainnya. Dengan adanya
komputerisasi, maka tidak lagi diperlukan rak atau lemari dan barang
lainyang secara fisik untuk menyimpan semua transaksi tamu dari waktu ke
waktu, dari hari ke hari selama tamu menginap di hotel. Semuanya telah
tersimpan dan terakumulatif di dalam komputer. Memang untuk supporting
bill masih diperlukan tempat khusus, tetapi tidak terlalu ribet seperti
pada system manual atau semi manual.
f. Printer adalah alat untuk
menunjukkan total transaksi, penambahan tax and service serta keterangan
terinci mengenai tanggal dan outlet tempat tamu melakukan transaksi.
Dengan folio yang sudah di print maka secara fisual dan fiscal tamu bisa
melihat langsung bahkan membawanya pulang sebagai alat bukti telah
membayar. Yang nantinya bisa dipakai untuk catatan pribadi tamu maupun
sebagai bahan laporan dinas ke perusahaan yang mengirim tamu.
0 komentar:
Post a Comment