Keeping in touch with your contacts

There are a number of features you can use to help you stay in touch  with your customers, suppliers, employees and personal contacts. You  can create personalised letters from templates, send emails, enter  contact log entries and create mailing labels.

Personalised letters 

You can create personalised letters (also known as mail‐merge letters)  for any of your contacts. A personalised letter is a document template  that contains standard text as well as fields that can be automatically  filled with data stored in your company file. Personalised letters are useful when you need to send the same letter  to several contacts. For example, you may want to send several  slow‐paying customers a payment reminder letter. Instead of entering  each contact’s information on the letters yourself, you can set up a  letter template that contains the text you want to appear, and insert  data fields that automatically fill in the contact’s name, address and the  amount owing.
Printing personalised letters using Microsoft Word and OfficeLink OfficeLink is a feature that automates the process of merging contact  information stored in your company file with a Microsoft Word  template (a .dot file).
The following table summarises the templates provided with your  software.




You can edit these templates and create new ones using the  mail‐merge features of Microsoft Word. For information about working  with mail‐merge templates, see Microsoft Word Help.

To print a personalised letter using Microsoft Word 

1 Go to the Card File command centre and click Create Personalised  Letters. The Review Cards Before Exporting window appears.

2 If you want to, filter the contact list, for example, to only show  contacts located within specific postcodes. To do this, click  Advanced Filters and enter your filtering criteria.

3 Click in the select column next to each contact to whom you would  like to send a personalised letter.

4 Click Mail Merge. The Select from List window appears.

5 Select the template you would like to use and then click Use  Template. Your letter appears in Microsoft Word, and depending on the  template you have selected, you will be prompted to enter  additional information, such as your name and title.

6 Edit the letters as required and then print them using Microsoft  Word.
TIP: If you want to send letters to customers with unpaid  invoices. Display the Accounts Receivable tab of the To Do List  window and click the Select column for each customer to whom you
want to send a letter. Click Mail Merge to select a collection letter  template, which includes information such as the customer’s  outstanding balance.

To print a personalised letter using other word processors 

To use a mail‐merge letter template created in a word processor other  than Microsoft Word, you export the contact data out of your company  file and then merge that data with the letter.

1 Go to the Card File command centre and click Create Personalised  Letters. The Review Cards Before Exporting window appears.

2 If you want to, filter your contact list, for example, to only show  contacts located within specific postcodes. To do this, click  Advanced Filters and enter your filtering criteria.

3 Click in the select column next to each contact to whom you would  like to send a personalised letter.

4 Click Disk. A window with a list of file formats appears.

5 Choose either the Tab‐Delimited Text File or Comma‐Separated  Text File option.
NOTE: Check what file formats your word processing software  requires Most word processing software allows mail‐merge data to  be tab‐delimited (data is separated by tabs) or comma‐separated. If  your software requires a specific format, choose that format at this  step.

6 Click Save. The Save As window appears.

7 If necessary, change the text file’s name and location and then click  Save.  The text file containing your contacts’ details is saved at the  location you specified. 8 Use your word processing software to merge the data contained  within the text file with a letter template that you have created.

---

Share : Facebook Twitter Google+ Digg

Jika Anda menyukai Artikel di blog ini, Silahkan klik disini untuk berlangganan gratis via email, Anda akan mendapat kiriman artikel setiap ada artikel yang terbit di Our Akuntansi