Format Identifikasi Kebutuhan Jasa Konsultansi
Pada tahun berjalan, PPK akan melakukan identifikasi kebutuhan jasa konsultansi untuk menunjang kegiatan yang akan dilaksanakan di tahun berikutnya. Dalam melakukan identifikasi kebutuhan jasa konsultansi, selain memperhatikan hal-hal yang berlaku secara umum, juga perlu memperhatikan hal-hal yang lebih spesifik antara lain:
1) Kesesuaian kebutuhan jasa konsultansi
Menentukan kesesuaian jasa konsultansi yang dibutuhkan berdasarkan jenis dari jasa konsultansi tersebut. Kesesuaian kebutuhan jasa konsultansi dapat ditentukan dengan memahami tujuan organisasi yang bermanfaat untuk meminimalisir output yang tidak sesuai dan tidak mendukung program kegiatan organisasi. Pemahaman terhadap tujuan dan rencana organisasi dengan seksama dapat menunjang penyusunan kebutuhan barang/jasa yang selaras dengan tujuan dan rencana organisasi sehingga tujuan organisasi dapat tercapai.
Contoh, di sebuah Pusdiklat, kebutuhan konsultan penyusun modul pelatihan mungkin sangat diperlukan disbanding di instansi yang lain, karena itu berkaitan erat dengan tujuan organisasi pusdiklat dalam melaksanakan diklat bagi para pegawai. Sementara, untuk di pemerintah daerah mungkin kebutuhan akan konsultan tata ruang lebih diperlukan dalam mengoptimalisasi pencapaian tujuan organisasi.
2) Fungsi/manfaat yang akan diperoleh
Mendefinisikan fungsi/manfaat secara jelas yang akan diperoleh dari pengadaan jasa konsultansi tersebut. Fungsi/manfaat yang jelas dapat dijadikan sebagai dasar dalam menyusun kebutuhan spesifikasi yang detail dari pengadaan jasa konsultansi.
3) Target yang ditetapkan
Menentukan target yang akan dicapai dari pengadaan jasa konsultansi tersebut. Penjabaran target pengadaan jasa konsultansi harus terukur dan dipastikan dapat dicapai berdasarkan sumber daya yang dimiliki baik dari alokasi waktu, anggaran atau hal lainnya yang mempengaruhi pencapaian target pengadaan jasa konsultansi. Penetapan target dapat dijadikan dasar dalam menentukan pembayaran hasil pekerjaan.
4) Karakteristik output
Dalam pengadaan jasa konsultan, perlu diperjelas proses pelaksanaan pekerjaannya dalam mencapai output yang kita harapkan. Dalam hal ini output yang kita terima haruslah jelas (clear) sesuai dengan kebutuhan. Hal ini penting untuk dipahami baik secara benar oleh penyedia agar tidak terjadi kesalahan yang tak seharusnya terjadi karena output yang tidak sepakat atas output yang dibutuhkan. Output tersebut juga menjadi dasar bagi pembayaran penyedia. Output tersebut juga nantinya digunakan dalam hal pengendalian kontrak agar terarah dengan baik dalam rangka mencapai output.
Contoh, dalam pengadaan konsultan perencana yang pembangunan konstruksinya baru akan dilaksanakan tahun berikutnya, maka harus jelas output yang kita minta dari konsultan perencana tersebut. Secar aturan, tugas konsultan perencana adalah sampai dengan serah terima pekerjaan konstruksinya, namun jika di tahun berjalan hanya sampai pada penyelesaian gambar (detail engineering design/DED), maka harus jelas dituangkan dalam dokumen kita.
5) Pihak yang menggunakan (penerima manfaat)
Mengetahui siapa pihak yang akan menggunakan jasa konsultansi tersebut setelah diperoleh dari proses pengadaan sebagai penerima manfaat. Dari pihak yang menggunakan jasa konsultansi, dapat diperoleh informasi terkait risiko-risiko yang dapat berpengaruh pada kelangsungan pengadaan jasa konsultansi tersebut. Penentuan kebutuhan jasa konsultansi harus mencakup langkah kontijensi yang diperlukan sehingga risiko-risiko tersebut dapat dimitigasi dan kelangsungan pelaksanaan jasa konsultansi dapat dipastikan. Pihak yang menggunakan adalah pihak yang sangat mengetahui keperluan dan memahami spesifikasi kebutuhan jasa konsultansi yang dibutuhkan, sehingga ketika berkomunikasi dengan pihak yang menggunakan, akan sangat membantu dalam proses identifikasi kebutuhan.
6) Waktu pelaksanaan pekerjaan
Mengetahui kapan dimulainya pelaksanaan pekerjaan jasa konsultansi yang dibutuhkan berdasarkan target yang ditetapkan, sehingga hasilnya dapat segera dimanfaatkan sesuai dengan rencana. Yang termasuk dalam hal ini adalah jadwal pelaksanaan pekerjaan jasa konsultansi dengan memperhitungkan jangka waktu setiap tahapan ataupun komponen dalam pelaksanaan pekerjaan jasa konsultansi tersebut serta mempertimbangkan metode pelaksanaan yang akan digunakan. Penentuan jangka waktu pelaksanaan harus terukur serta dapat dipastikan tercapai sesuai alokasi waktu dan anggaran yang telah disediakan. Waktu pelaksanaan pekerjaan jasa konsultansi dapat dijadikan dasar dalam menentukan rencana jadwal pelaksanaan pengadaan.
7) Ketersediaan pelaku usaha yang sesuai
Memastikan ketersediaan pelaku usaha dengan melakukan survei pasar, melihat kualifikasi pelaku usaha, riwayat pelaku usaha, dan mencari referensi terkait agar diperoleh penyedia yang sesuai dengan kebutuhan dalam melaksanakan pekerjaan jasa konsultansi. Kebutuhan jasa konsultansi diselaraskan dengan kondisi pasar, antara lain kesiapan/ketersediaan pasar untuk menyediakan kebutuhan jasa konsultansi, persaingan penyedia jasa konsultansi agar harga dapat selalu bersaing dengan sehat dan transparan untuk menghindari kemungkinan terjadinya praktek-praktek korupsi, kolusi dan nepotisme serta hubungan baik yang profesional.
8) Jasa konsultansi untuk pekerjaan konstruksi
Mengidentifikasi kebutuhan jasa konsultansi untuk mendukung pekerjaan konstruksi.
a) Untuk jasa konsultansi desain konstruksi maka perlu diketahui tingkat kompleksitas pekerjaan konstruksi yang akan dikerjakan.
(1) Jika pekerjaan konstruksi bersifat sederhana desain konstruksi dapat dilaksanakan pada tahun anggaran yang sama dengan pelaksanaan pekerjaan konstruksi.
(2) Jika pekerjaan konstruksi bersifat kompleks maka desain konstruksi harus tersedia paling lambat 1 (satu) tahun anggaran sebelum persiapan pengadaan melalui penyedia.
(3) Jika pekerjaan konstruksi bersifat mendesak dan alokasi anggaran sudah tersedia maka desain konstruksi dapat dilaksanakan pada tahun anggaran yang sama dengan pelaksanaan pekerjaan konstruksi.
b) Untuk jasa konsultansi pengawasan pelaksanaan konstruksi maka perlu diketahui:
(1) waktu dimulainya pekerjaan konstruksi tersebut;
(2) waktu penyelesaian pekerjaan konstruksi; serta
(3) jumlah tenaga ahli pengawasan sesuai bidang keahlian masing-masing yang diperlukan.
9) Identifikasi kebutuhan jasa konsultansi yang diperlukan
Dilakukan dengan memperhatikan beberapa hal, meliputi:
a) Jenis jasa konsultansi yang dibutuhkan;
b) Fungsi dan manfaat dari pengadaan jasa konsultansi;
c) Target yang ditetapkan;
d) Pihak yang akan menggunakan jasa konsultansi tersebut;
e) Waktu pelaksanaan pekerjaan;
f) Ketersediaan Pelaku Usaha yang sesuai
10) Kontrak jasa konsultansi
Mengidentifikasi kontrak jasa konsultansi apakah menggunakan kontrak tahun tunggal atau kontrak tahun jamak. Jika jasa konsultansi menggunakan kontrak tahun jamak harus memenuhi persyaratan penyelesaian pekerjaan lebih dari 12 (dua belas) bulan atau lebih dari 1 (satu) tahun anggaran atau pekerjaan yang memberikan manfaat lebih apabila dikontrakkan untuk jangka waktu lebih dari 1 (satu) tahun anggaran dan paling lama 3 (tiga) tahun anggaran. Proses pemilihan penyedia untuk jasa konsultansi dengan menggunakan kontrak tahun jamak mengikuti ketentuan peraturan perundang-undangan.
0 komentar:
Post a Comment