Tujuan Penulisan Surat dan Fungsi Surat
Tujuan Penulisan Surat
Setiap orang mempunyai tujuan. Untuk mencapai tujuan itu orang yang tergabung di dalamnya harus mengadakan kerjasama. Untuk melaksanakan kerja sama harus ada komunikasi. Komunikasi ini dapat dilakukan dengan isyarat, lisan, maupun tertulis. Dengan komunikasi lisan biasanya penyampaian informasi tak selalu lengkap dan tidak selalu lancar seperti yang diharapkan oleh pengirim atau penerima berita. Gangguan- gangguan ini mungkin berupa gangguan lingkungan, fisik, bahasa, dan lain-lain. Akibat dari gangguan tersebut terhadap proses komunikasi dapat berupa:
1) Warta yang dikomunikasikan tidak sampai atau terlambat sampai ke tujuan
2) Warta yang dikomunikasikan tidak dipahami oleh si penerima
3) Si penerima salah menafsirkan isi surat, akibatnya salah mengambil sikap atau keputusan
4) Warta tidak ditanggapi sebagaimana mestinya atau mungkin tidak ditanggapi sama sekali
Dalam penulisan surat bukan tidak ada gangguan atau hambatannya, tetapi sangat kecil. Dalam suatu kantor atau organisasi sangat diharapkan sekali setiap pegawai ataupun pimpinan harus terampil membuat surat.
Fungsi Surat
Sudah dijelaskan pada uraian terdahulu bahwa surat adalah alat komunikasi tertulis yang sangat efisien karena dapat dijadikan bukti autentik (hitam di atas putih). Selain sebagai sarana komunikasi, surat dapat juga berfungsi (terutama surat resmi) sebagai:
1) Alat bukti tertulis yang autentik, misalnya surat perjanjian
2) Alat pengingat/berpikir, misalnya surat yang telah diarsipkan
3) Dokumentasi historis, misalnya surat dalam arsip lama yang digali kembali untuk mengetahui perkembangan masa lampau
4) Pedoman/dasar bertindak, misalnya surat keputusan, surat perintah, surat pengangkatan dan sebagainya
5) Jaminan keamanan, misalnya surat keterangan jalan
6) Duta atau wakil organisasi
7) Barometer kemajuan kantor
0 komentar:
Post a Comment