Send customer statements

Most businesses send statements to customers who have outstanding  balances at the end of a month. You can print or email the statements.

To print a customer statement 

1 Go to the Sales command centre and click Print/Email Statements.  The Review Statements Before Delivery window appears.

2 Click the To Be Printed tab.

3 In the Statement Type field, select the type of statement you want  to print.

• Invoice statements list all invoices aged as at a specified date. 
• Activity statements list all sales invoices and payments with a  customer deposit within a specified date range. Activity  statements include a running account balance. 

4 Specify the statement period.

• If you selected Invoice as the statement type, enter an ageing  date to display invoices outstanding as at that date. If you want to include only invoices recorded up to the  statement date, select the Only include invoices up to  Statement Date option. 
• If you selected Activity as the statement type, enter the  statement date range in the From and To fields. 

5 Type the number of statements you want to print per customer in  the Print field.

6 If you want to filter the statement information or change the type  of form the statement will be printed on, click Advanced Filters and  make your selections.

7 Click in the select column next to the customers you are  printing statements for.

8 Click Print.

To email a customer statement 

1 Go to the Sales command centre and click Print/Email Statements.  The Review Statements Before Delivery window appears.

2 Click the To Be Emailed tab.

3 In the Statement Type field, select the type of statement you want  to email.

• Invoice statements list all invoices aged as at a specified date. 
• Activity statements list all sales invoices and payments with a  customer deposit for a specified date range. Activity statements  include a running account balance. 

4 Specify the statement period.

• If you selected Invoice as the statement type, enter an ageing  date to display invoices outstanding as at that date.  If you want to include only invoices recorded up to the  statement date, select the Only include invoices up to  Statement Date option. 
• If you selected Activity as the statement type, enter the  statement date range in the From and To fields. 

5 If you want to filter the customer list or select a different statement  form, click Advanced Filters and make your selections.

6 Click in the select column  next to the customers to whom you  want to email statements.

7 If you want to change a customer’s email address, select the  customer’s name and then select another address from the Email  Address list or type a different address in the Email Address field at  the top of the window.  A message appears asking if you would like to update the  employee's card. Click Yes if you want to update it or No if this is a  temporary change.

8 Type the subject and message of the email or accept the default  subject and message. If you want to change the default message,  click Email Defaults and make the changes as appropriate.

9 Click Send Email.

---

Share : Facebook Twitter Google+ Digg

Jika Anda menyukai Artikel di blog ini, Silahkan klik disini untuk berlangganan gratis via email, Anda akan mendapat kiriman artikel setiap ada artikel yang terbit di Our Akuntansi