GLOSSARY MYOB ACCOUNTING RIGHT V 2013

A

account Something to which transactions are assigned. Accounts in  AccountRight are in one of eight classifications:

• Asset 
• Liability 
• Equity 
• Income 
• Cost of sales 
• Expense 
• Other income 
• Other expense 

Accounts can be set up as header or detail. Transactions are assigned  directly to detail accounts. Header accounts are used to summarise and  group multiple detail accounts. Each AccountRight account must have  a unique number.
 
account classification One of the eight accounts groups in the  Accounts List: Assets, Liabilities, Equity, Income, Cost of Sales, Expense,  Other Income, Other Expense.

account number The account number identifies an account. Each  AccountRight account must have a unique number.

accounting period A part of your financial year. AccountRight treats  each calendar month as a separate accounting period.

accounts list Commonly referred to as a chart of accounts, this is a  list of all your asset, liability, equity, income, cost of sales and expense,  other income and other expense accounts.

accounts receivable What your customers owe you. The sum of all 
accounts receivable is recorded as an asset account. Any time you  record a sale in the Sales command centre, the unpaid balance of the  sale is added to your accounts receivable balance. Every time you enter  a customer payment (using the Sales command centre), the amount is  subtracted from your accounts receivable balance.

accrual method (basis) This is a method of accounting which records  sales at the time they’re delivered, not at the time they’re paid for. This  is the opposite of the cash method of accounting.

accrued expenses These are expenses for goods or services received  but not yet paid.
 
administrator A role you can assign to a user, that gives them access  to the entire company file. The Administrator ID is created  automatically upon creation of the company file. A user with an  administrator role can create other company file users.

ageing: receivables The number of days between invoicing a  customer and an ageing date (usually today).

allocation accounts In AccountRight, when writing a cheque or  recording a payment, the allocation accounts are the expense, income,  etc. accounts that balance the transaction.

assets Assets are things you own. Your bank account is an asset. So is  your computer. If someone owes you money, the total owed to you is  an asset. Current assets are assets that can be turned into cash within a  relatively short period of time (less than a year). Things that take longer  to turn into cash, like your factory building, are called fixed assets.  Assets normally have a debit balance.
 
associated account  An account that is used to match your bank feed  transactions to transactions in AccountRight.

B

bad debt Money owed to you that is unlikely to be paid. Many  businesses create a contra‐asset account to approximate the value of  their bad debt. That way, they have a clearer picture of the actual value  of their assets.

balance The sum of all the money added to and subtracted from an  account.

bank feed The list of transactions recorded by your financial  institution for your bank or credit card account, which can be brought  directly into AccountRight. To set up a bank feed, you first need to  specify your account details, and then authorise BankLink (who  manage bank feeds) to set up a connection to your bank.

BankLink AccountRight banks feeds are securely managed through  the BankLink service. BankLink supplies the technology used to bring  bank feeds into your AccountRight software.

balance sheet The balance sheet is a financial snapshot of a  company’s position at a particular time. A balance sheet lists the  company’s asset, liability and equity accounts. It is called a balance  sheet because the total value of the asset accounts minus the total  value of the liability accounts always equals the total of the equity  accounts.
 
bill The record of a supplier’s invoice.

budgets Expected monthly net activity for an account. Budgets are  useful for planning for the future and for analysing actual performance  against planned performance.
 
Business Insights Use the Business Insights window to analyse key  financial information using a range of interactive tables and graphs. You  can use it to analyse your accounts, profit and loss, the money that you  owe suppliers and the money that customers owe you.

C

cash drawer Where the money is kept between leaving the  customers’ hands and being deposited in the bank. Many businesses  set up their cash drawer as a bank account.

cash method (basis) The opposite of the accrual method of  accounting. The cash method records the sale of goods and services at  the time they’re paid for, not when they’re delivered.

checking out See working offline (checking out).

cleared A withdrawal or deposit is cleared when your bank adjusts  your account balance for it.

closed period An accounting period in which all entries are  completed. AccountRight does not require that you actively close a  period. However, in Preferences you can prevent accidental posting to  a closed (locked) period.

closed sales Sales that have been paid in full.

company file users Those who have access to the AccountRight  company file. When you set them up, you specify their User ID and  password, which they need to use to sign on to the company file each  time they open it. You also assign them a user role, which determines  which areas of AccountRight they can access, and what tasks they can  perform. You can only set up company files users if you are a company  file Administrator. See also user role and online user.

company information Found in AccountRight’s Setup menu, your  company information contains your company’s name, address, tax  information and information about your company’s financial year.

contra account This is an account that normally carries the opposite  balance of the accounts of the same type. Assets, for example,  normally have a debit balance; a common contra‐asset account is the  accrued depreciation of an asset. By using a contra account, you can  show a company a car that’s worth $12,000, by listing the asset at its  $15,000 purchase price followed by the ‐$3,000 balance of the accrued  depreciation account. 

conversion month The conversion month is the earliest month in the  financial year for which transactions are to be recorded. For example,  suppose you purchase your AccountRight software in October but want  to record transactions dated from 1 September. In this case, your 
conversion month is September. The conversion month determines the  opening balances you will enter when you set up your company file.  cost of sales Sometimes called cost of goods sold, this account type  works just like an expense account. The only difference is where it  appears on the profit & loss statement. Cost of Sales accounts appear  after your income accounts but before your expense accounts. Cost of  Sales is subtracted from your income to produce gross profit. Your  expenses are subtracted from your gross profit to produce net profit.  You are not required to use Cost of Sales accounts.
credit amount Appears on the right side of the ledger (a debit  amount occupies the left side). A credit amount increases the balance  of accounts with a credit balance and decreases the balance of  accounts with a debit balance. Accounts that normally carry a credit  balance are liability, equity and income accounts.

credit invoice A credit invoice is a sale with a negative AccountRight  balance due. Usually caused by a return or adjustment, a credit invoice  is settled by writing a refund cheque or applying the amount to another  open invoice.

credit terms Terms are the agreed upon rules governing the number  of days between delivery and payment discounts for early payment and  penalties. You can set default terms for all customers.
 
current assets Assets that can be turned into cash within a relatively  short time (less than a year) are called current assets. Some of your  current assets are your bank accounts, accounts receivable and petty 

cash. Current assets usually do not lose their value over time. Current  assets normally have a debit balance.

current liabilities Liabilities that become payable within the next  year are called current liabilities. When recording a liability that is to be  paid over a long period, many accountants split it into two liabilities.  The part that is to be paid off within the next year is entered as a 
current liability; the remaining part is entered as a long‐term liability.

current year earnings Current year earnings is an equity account. Its  balance equals your income minus cost of sales and expenses. Current  year earnings are zero at the beginning of a financial year. Current year  earnings are kept as a running total as the financial year progresses. When  you start a new financial year, current year earnings are reset to zero  when its balance is moved into the account called Retained Earnings.

customer Someone to whom you sell goods or services. In  AccountRight, you must enter a customer card before you record a  sale.

D

debit Appears on the left side of the ledger (the credit amount  occupies the right side); a debit amount increases the balance of  accounts with a debit balance and decreases the balance of accounts  with a credit balance. Accounts that normally carry a debit balance are  assets and expense accounts.

debtors A debtor is someone who owes you money. See also  accounts receivable.

deposits from customers Advances received for goods or services  not yet delivered. Customer deposits are kept in a liability account.

depreciation The expense allocation of the cost of an asset over a  period of time. Most accountants create a contra‐asset account to  track the depreciation of an asset. See also contra account. A typical 
depreciation transaction credits the contra asset account and debits a 
depreciation expense account. Depreciation is most often recorded as  a general journal entry.

detail accounts An AccountRight account to which transactions can  be assigned.
 
discount early payment The amount taken off the balance due in  return for payment within an agreed number of days.

discount days Discount days are the number of days from a sale  within which full payment of the balance due entitles the payee to a  discount.

double‐entry accounting A method of bookkeeping in which every  entry is balanced by another entry. Correct double‐entry accounting  always provides a balanced set of books; that is, the total value of your  asset accounts minus the total of your liability accounts will equal the  total of your equity accounts.

E

earnings Income minus cost of sales and expenses. See also current  year earnings.
 
electronic payment A payment that directly debits or credits your  bank. For example, you can choose to pay a supplier electronically by  setting up electronic payment details in the supplier card.

equity This is a company’s net worth. The equity of a company equals  its assets minus its liabilities. Equity is an account type in AccountRight. 
Equity accounts usually carry a credit balance. Some common equity  accounts are current year earnings, retained earnings and  shareholder’s equity.

expense A cost associated with running a business. Expense is an  account type in AccountRight. Expense accounts usually carry a debit  balance.

F

finance charge The amount added to an outstanding balance as a  penalty for late payment.

financial statements The balance sheet and income (profit & loss)  statement. The balance sheet is your company’s financial picture at a  particular time. The income statement shows your company’s financial  performance over a period of time.

financial year The 12‐month period you use to define your  accounting year. Your AccountRight software does not require that it  match the calendar year.
 
fixed assets Fixed assets are assets that have a relatively long life.  Your buildings, cars and computers are fixed assets. Fixed assets are  usually depreciated; that is, they lose some of their value as you use  them.

G

general journal A journal used to record miscellaneous transactions  not entered in other journals, for example, year‐end adjustments and  depreciation expense.

general ledger This is where all your account information—sales,  cash in, cash out—come together. You draw your financial statements  (balance sheet and income statement) from the general ledger.

gross profit Gross profit is your income minus cost of sales.

H

header account A header account in AccountRight is used to group  similar detail accounts. You cannot post a transaction to a header  account.
 
historical balance The balance of an account prior to converting your  records to AccountRight. You are not required to enter historical  balances in AccountRight. Enter them only if you wish to compare a  current month’s activity to the activity for the same month last year.

I

identifiers A one‐letter code used to sort and select cards in the card  file. You can assign up to 26 identifiers to a card.

income Revenue from the sale of goods or services. Income is an  account type in AccountRight. Income accounts usually carry a credit  balance.

income statement Also called a profit & loss statement, the income  statement shows your company’s performance over a period of time.  An income statement begins with income. It then subtracts cost of  sales to produce a gross profit. Expenses are subtracted from gross  profit to produce operating profit. ‘Other income’ accounts are added  to operating profit and ‘other expense’ accounts are subtracted from  operating profit to produce net profit.

invoice The written record of a sale.

invoice rules Rules that you set up to automatically handle bank feed  transactions. Based on the rule conditions that you specify,  AccountRight will match the bank feed transaction to the an existing  open invoice. Rules are useful for transactions that occur regularly. See  also transaction rules.

item A unit in your items list. An item can be physical inventory, like a  widget or a pair of shoes, or it can be non‐physical, like an hour of your  time.

J

job A job is work for which you wish to track income and expenses. In  AccountRight, a job can be a profit centre, a product line, a project or  any other subset of your business that requires a separate income  statement.

journal A journal is a tool for organising your accounting entries. All  entries are grouped into one of four journals: general, disbursements,  receipts and sales.
Journal Security Audit A report which lists the changes made to  transaction dates, accounts and amounts, and also lists all transaction  reversals and deletions made within a specified date range.

L

liability Liabilities are things you owe. Your working capital loan is a  liability. Liabilities that are due within the next year are called current  liabilities. When a liability is not due for more than a year, it is called a  long‐term liability. Liabilities normally have a credit balance.
 
library The location on your computer or a network computer where  AccountRight company files are stored. If you do not store your  company file online, it must be saved to either My Library (a folder  automatically created when you install AccountRight) or the Network  Library (a library located on another computer in your network).
 
line item The information entered in one row of the scrolling list for a  transaction (sale, nominal journal entry).

linked account Linked accounts are what AccountRight uses to post  your sales and banking transactions to the proper account. When, for  example, you link your receivables account, you are telling  AccountRight which account to post the balance due from a sale to.
 
long‐term liability Something you owe that does not have to be paid  for at least a year.

M

miscellaneous sales Used in AccountRight to record non‐item sales  that do not require a printed invoice.

N

net income Net income (net profit or loss) is the total of all income  accounts minus the sum of your expense and cost of sales accounts.
 
net profit The total of all income accounts minus the sum of your  expense and cost of sales accounts. Also called net income.

Number of Days after EOM A setting to indicate that the payment  due date and early payment discount date are based on a set number  of days after the end of the month.

O

online company file If you are subscribed to AccountRight Live, you  can store your company file online, so that you, your accountant and 
other authorised users can access the file online, using any computer  that has AccountRight installed.

online user Those who have access to online company files. They  may be set up as an online file user or an online administrator. To be  able to work on the files, online users also need to be set up as  company file users; their user role will determine what tasks they can  perform. See also company file users and user role.
 
open sale A sale with an outstanding balance due.
 
opening balance The balance of an account as at the start of the first  day of your conversion month.
 
other expenses An account type used to record expenses that are  not directly related to your company’s operations, such as loan  interest, fines, etc. ‘Other expense’ accounts usually have a debit  balance.
 
other income An account type used to record income that is not  directly related to your company’s operations, such as interest income.  ‘Other income’ accounts usually have a credit balance.

out of balance When the total credit amount does not equal the  total debit amount in a transaction, it is out of balance. AccountRight  does not allow you to record an out‐of‐balance transaction.

P

profit & loss statement See income statement.

profit centre A subset of your business for which you want to track  income and expenses. In AccountRight profit centres are called ‘jobs’.

promised date The date a pending sale is due to be delivered.

R

recap transaction  A function that lets you look at a journal entry  before it is recorded. Recap transaction is particularly useful for those  transactions, like invoices, for which the journal entry is not  immediately obvious.
 
receivables What someone else owes you for items or services  delivered. See accounts receivable.

reconciling The process of checking that your records agree with  your bank’s records.

recurring transaction An accounting entry that is made periodically,  such as monthly rent, etc.

restoring The process of reopening a backup company file.

retained earnings Money from previous years’ earnings that has  been left in the company. At the end of a financial year any money  earned (or lost) during the financial year is transferred to retained  earnings. Retained earnings are recorded in an equity account.

revenue Income from the sale of goods or services. Revenue is 
recorded in an income account in AccountRight. Income accounts  usually carry a credit balance.
role A set of windows and functions that a user can access in the  company file. The Administrator role is assigned to users who require  full access to the company file.

S

settle a credit invoice When someone returns something, and you  record an invoice that has a negative balance due, it is called a credit  invoice. Paying off this negative amount is called settling a credit  invoice.
Session Security Audit A report that helps you keep track of each  user's activity, such as the date and time that a user signs on to the  company file and sign off.

supplier Someone from whom you buy goods or services.

synchronisation The process by which changes that you or other  users make in your online company file are downloaded to a copy of  the file stored on your computer (referred to as the ‘offline’ copy of  your file). Your offline company file will be synchronised automatically  every 20 minutes, while the company file is open. You can also  manually synchronise your file.

T

terms Terms are the agreed upon rules governing the number of days  between delivery and payment, discounts for early payment and  penalties for late payment.

transaction An entry in AccountRight that affects the balance of  accounts.

transaction rules Rules that you set up to automatically handle bank  feed transactions. Based on the rule conditions that you specify,  AccountRight will create a new transaction corresponding to the bank  feed transaction, and then match the two. Rules are useful for 
transactions that occur regularly. See also invoice rules.
 
trial balance This is a report showing all the activity for an account or  accounts within a selected date range. It shows the balance of the  account at the beginning of the date range, the activity within the date  range, and the balance at the end of the date range. A trial balance is  useful for checking your entries prior to doing your period‐end  processing.

U

undeposited funds account The linked account into which individual  cash‐receipts transactions are recorded when not credited directly to  cheque or credit card accounts. Amounts from individual transactions  in the undeposited funds account are grouped together. When  deposited, they are recorded as a single bank deposit transaction on  the bank or credit card statement.
 
user role A role is a predefined profile that determines what  windows a user can access and what tasks they can perform in a  company file. For example, a user assigned the ‘sales’ role can access  features in the Sales, Time Billing and Card File command centres, and  other sales related areas, such as lists. A user can be assigned more  than one role. See also company file users and online user.

W

working offline (checking out) If you are set up as an online  administrator, You can choose to work offline with your online  company file. Working offline means that you will be checking out the  file to your computer—this locks the online file from being modified by  others, although they can still view the file. Once you are done with  your work, you can check in the changes.

Z

zoom arrow An icon that allows a user to review, or ‘zoom to’ more detailed information about a specific topic, such as a transaction.

---

Share : Facebook Twitter Google+ Digg

Jika Anda menyukai Artikel di blog ini, Silahkan klik disini untuk berlangganan gratis via email, Anda akan mendapat kiriman artikel setiap ada artikel yang terbit di Our Akuntansi