Pembuatan tabel Dalam Microsoft Access

Untuk membuat sebuah aplikasi basis data, langkah pertama yang harus dilakukan adalah membuat sebuah file database. Tahapan berikutnya adalah  adalah membuat tabel.  Dalam Microsoft Access tersedia 2 (dua) cara untuk membuat file tabel, yakni dengan menggunakan Datasheet View atau Design View. 

Membuat tabel dengan Datasheet View  

Dalam keadaan standar, setelah kita  membuat file database, maka  obyek tabel pertama  sudah tampil dalam jendelaDatasheet View seperti gambar berikut : 

Berikut ini adalah tahapan untuk ingin mengisi data pada jendela datasheet view  seperti di atas , yaitu : 
1. Mengisi Data atau record  
Kita diminta untuk mengisi data atau record terlebih dulu pada kolom isian Clik to Add, misalnya diisi dengan angka 12345, hingga judul kolom  Click to Add berubah menjadi Field1.  
 

2. Mengganti nama kolom (Field)
Untuk mengganti nama field, misal Field1 menjadi NIP, klik dua kali Field1 hingga muncul blok warna hitam, lalu ketikkan NIP lalu Enter atau dengan cara lain klik mouse kanan lalu pilih Rename Field.

3. Menyimpan Tabel 
Terdapat beberapa cara untuk menyimpan tabel , diantaranya adalah dengan cara :
 Klik tombol Save   pada Quick Access Toolbar   
 Klik menu File  (Office 2010) lalu pilih Save.
 Tekan tombol Ctrl+S  Jika Anda memilih salah satu perintah di atas, maka akan muncul kotak dialog Save As :


 Pada Table Name, ketik nama filenya, misal DATA PEGAWAI
 Klik tombol OK

Jika dilihat dari langkah-langkah yang dilakukan, membuat tabel dengan menggunakan mode Datasheet view memang sangat praktis, karena bisa sekaligus mengisi datanya di kolom-kolom yang dibuat. Namun metode ini memilliki satu kelemahan yang cukup mengganggu yakni tidak tersedianya fasilitas untuk menentukan tipe data dari masing – masing kolom (field). Secara default, semua kolom yang dibuat akan bertipe text. Padahal pada kenyataannya, tipe dari sebuah field harus disesuaikan dengan nilai data yang akan disimpan. Dan untuk mengubah atau mengedit tipe data harus di lakukan pada mode Design View.

Membuat tabel dengan Datasheet View  

Berikut ini adalah langkah-langkah untuk membuat tabel menggunakan design view :
o Buka aplikasi Ms. Office Access. 
o Pilih Newpada jendela awal setelah membuka aplikasi Ms. Office Access.
o Pilih Blank Database, tulis nama database, letakan file di folder tertentu 


o Kemudian klik tab menu Create => Pilih atau klik ikon Table Design.


o Ketikkan nama field pada kolom Field Name dan pilih tipe data pada kolom Data Type, seperti gambar berikut :

o Untuk penentuan panjang karakter pada tipe data text, pilih salah satu field yang bertipe data Text, selanjutnya isikan panjang karakter maksimal dari sebuah field pada item Field Size yang terdapat di tab General.


Sedangkan untuk penentuan format tanggal pada tipe data Date/Time, pilih salah satu opsi di combo box yang terdapat pada tab General, seperti gambar berikut :

o Berikan seting Primary Key pada kolom NIS dengan menseleksi filed tersebut => Klik ikon Prmary Key .
o Setelah seluruh field selesai dibuat, maka tutup jendela desain tabel dengan mengklik ikon Close.
o Pada langkah berikutnya, tekan tombol Yes pada form konfirmasi untuk menyimpan tabel tersebut. o Berikan nama table, sebagai ganti dari nama default yang diberikan (Table1), misalkan BiodataSiswa => Klik tombol OK.
o Apabila kita ingin mengubah atau mengedit struktur tabel yang telah tersimpan, dapat dilakukan dengan cara seleksi tabel yang ingin di ubah =>  Klik kanan => pilih Design View. Setelah perubahan di lakukan, simpan kembali tabel tersebut.


Jenis-jenis tipe data pada DBMS Ms Access dapat dijelaskan sebagai berikut :
1. Text, yaitu data yang bisa diisi dengan nilai kombinasi antara text dan number, dengan maximum karakter sebanyak 255 karakter.
2. Memo, sama saja dengan jenis Text, hanya saja memiliki jumlah karakter maksimum yang lebih banyak, yaitu 63,999 karakter.
3. Number, yaitu data dengan jenis number (angka) yang digunakan untuk kalkulasi matematika dan keperluan lainnya. Umumnya number ini terdiri dari 1, 2, 4 dan 8 bytes data. Khusus untuk number jenis Replication ID mempunyai 16 bytes data. Berikut ini adalah penjelasan detail tentang tipe-tipe data jenis number : 

Gambar 21. 17. Tipe-tipe data untuk data numerik (angka)

4. Date/Time, yaitu data dengan jenis tanggal, waktu atau penggabungan dari tanggal dan waktu.
5. Currency, yaitu data dengan jenis number, hanya saja pada awal angka selalu disertakan symbol currency default sesuai dengan regional setting yang digunakan, misalnya Rp, $, dll. Currency dapat menggunakan angka dengan 15 digit dibelakang desimal dan 4 digit sesudah desimal.
6. AutoNumber, yaitu data yang tidak dapat kita isi secara manual melainkan ia terisi secara otomatis oleh Access, baik secara menjumlah ataupun random (acak).
7. Yes/No, yaitu data dengan jenis hanya 2 pillihan yaitu Yes (-1 atau True) atau No (0 atau False). Format yang tersedia adalah : Yes/No, True/False, dan On/Off

---

Share : Facebook Twitter Google+ Digg

Jika Anda menyukai Artikel di blog ini, Silahkan klik disini untuk berlangganan gratis via email, Anda akan mendapat kiriman artikel setiap ada artikel yang terbit di Our Akuntansi