Pembuatan Card File

Cara pembuatan Card File untuk seluruh jenisnya adalah sama, sebagai contoh pembuatan kartu pelanggan (Customer Card) dan kartu pemasok (Vendor Card), adalah sebagai berikut :
• Pada tampilan Command Center, klik modul Card File.
• Kemudian klik tombol Cards List.
• Selanjutnya klik tab Customer atau Vendor, perhatikan gambar berikut ini :

• Pada tab Profil
o Card Tipe, pilih card (Customer)
o Designation, pilih tanda pelanggan sebagai individual atau company.
o Inactive Card, aktifkan jika pelanggan tersebut untuk sementara tidak dipakai.
o Name, ketikan nama pelanggan.
o Location, pilih lokasi alamat pelanggan.

Ada 5 pilihan Address, setiap pilihan dapat Anda isikan Address, City dan alamat lengkap sampai ke Contact sekalipun field-field dibawahnya .
Address 1  = default sebagai Bill to (alamat penagihan faktur)
Address 2  = default sebagai Ship to (alamat pengiriman barang)
Address 3 – 5 = merupakan alamat alternatif lainnya.

• Pada tab Card Details
o Area, jika mengklik ganda field tersebut akan ditampilkan form yang menanyakan letak file dan nama file yang berbentuk gambar (*.bmp) yang merupakan area (Map) lokasi pelanggan berada.
o Notes, isikan keterangan tentang gambar areanya
o Identifiers, mengelompokkan pelanggan dalam daftar abjad mana (identitas)
o Custom List #1, MYOB memberikan fasilitas pembuatan field kosong untuk masing-masing card sebanyak 3 field name, misalnya untuk mengelompokkan tipe pelanggan, golongan dan lainnya.
o Custom Field #1, setiap field name yang dipilih dapat diisikan dari field tersebut. Misalnya disebuah kampus dapat diisikan :
Custom List #1 : Fakultas 
Custom Field #1 : Ekonomi
Custom List #2 : Jurusan  
Custom Field #2 : Manajemen
Custom List #3 : Semester 
Custom Field #3 : Delapan

• Selanjutnya klik tab Selling Details (untuk pelanggan) atau Buying Details (untuk pemasok) untuk pencatatan termin dan batas kredit.
o Sale Layout, pilih dari salah satu dari enam default tipe sales
o Income Account, pilih salah satu perkiraan tipe revenue untuk layout tipe service atau miscellaneous, maka perkiraan revenue itulah yang akan dikeluarkan sebagai default.
o Salesperson, pilih personal yang menangani pelanggan ini.
o Sales Command, pilih commant yang dibutuhkan di footer invoice.
o Shipping Method, pilih metode pengiriman barang ke pelanggan ini.
o Credit Limit, isikan batas kredit (pinjaman) maksimal yang diberikan kepada pelanggan.
o Available Credit, batasan kredit yang masih dapat digunakan, dihitung dari credit limit dikurangi dengan AR Balance di atas.
o Currently Past Due, diisikann sebesar piutang yang telah lewat jatuh tempo.
o ABN, isikan tentang informasi data perusahaan untuk pajak.
o Tax Code, isikan default tax code pada saat membuat sales.
o Freight Tax Code, aktifkan jika pelanggan tersebut kena pajak atau sebaliknya.
o Customer Term Information

1. Payment is Due, jatuh tempo pembayaran dihitung setelah transaksi penjualan (Misalnya, In a Given # of Day).  
2. Discount Day, jangka waktu diskon sekian hari dihitung setelah transaksi penjualan.  
3. Balance Due Day, jangka waktu pembayaran sekian hari dihitung setelah transaksi penjualan.  
4. % Discount for Early Payment, persentase diskon jika membayar selama discount day.  
5. % Mounthly Change for Late Payment, persentase denda jika membayar setelah balance due day.  
6. % Volume Discount, persentase diskon jika membeli dalam jumlah besar.

• Pada tab Payment Detail, pilih cara pembayaran yang sering digunakan oleh pelanggan dalam membayar hutang-hutangnya. Jika dipilih selain Cash maka akan ditanyakan informasi tentang kartu pelanggan seperti No Kartu, Nama yang tertera, dan tanggal kadaluarsa.

• Pada tab Job, menampilkan saldo dari daftar job yang berhubungan dengan pelanggan tersebut. Hanya akan tampil jika pelanggan tersebut dihubungkan dengan salah satu Job List yang ada.

• Pada tab History, menampilkan daftar perubahan saldo rata-rata pelanggan yang bersangkutan pada bulan lalu dan bulan sekarang, dan memberikan informasi tentang penjualan/pembayaran terakhir, rata-rata perputaran piutang dan invoice tertinggi serta saldo piutang tertinggi yang pernah ada.

• Klik New, untuk menambah kartu pelanggan lainnya.

Cara pembuatan Card File untuk kartu pelanggan (Customer Card) dan kartu pemasok (Vendor Card) adalah sama. Perbedaan pengisian terletak pada bagian Buying Detail yang menggantikan Selling Detail pada isian pelanggan. Bagian Job pada isian pemasok tidak diaktifkan. Kartu karyawan digunakan untuk mencatat data nama dan alamat karyawan. Dikarenaka sistem pengupahan di Australia dan Indonesia sangat jauh berbeda, jadi Card Employment ini hanya bermanfaat untuk mengetahui penjualan (Salesperson).

---

Share : Facebook Twitter Google+ Digg

Jika Anda menyukai Artikel di blog ini, Silahkan klik disini untuk berlangganan gratis via email, Anda akan mendapat kiriman artikel setiap ada artikel yang terbit di Our Akuntansi